Werde unser organisatorisches Rückgrat!

Du liebst es, Dinge am Laufen zu halten, bist technisch affin, denkst gerne mit, bleibst auch unter Zeitdruck cool und hast ein Händchen für Ordnung und Organisation? Dann haben wir genau den richtigen Platz für dich!

Wir sind MEET GERMANY, das größte deutschsprachige Netzwerk für die MICE-Branche. Unsere Mission: Trends setzen, Menschen vernetzen und dabei immer am Puls der Zeit bleiben. Und unseren Membern Mehrwert für Sichtbarkeit, Weiterbildung und Kontakte bieten.

Unsere Vision:
Wir ermutigen Menschen, Know How zu teilen und miteinander Neues auszuprobieren, um unsere Branche positiv zu verändern.

Was uns ausmacht

• Ein innovatives Unternehmen, das New Work lebt – flache Hierarchien, transparente Kommunikation und Flexibilität inklusive.
• Teamgeist, Fairness und Raum für Ideen: Bei uns zählt jede Stimme, und deine wird auch gehört!
• Modernes Arbeiten mit digitalen Tools, viel Gestaltungsfreiraum und einem klaren Fokus auf Effizienz.

Was dich bei uns erwartet

Du unterstützt unser Team in allen administrativen und organisatorischen Themen – immer mit dem Ziel, den Alltag für alle ein bisschen leichter und strukturierter zu machen. Dabei arbeitest du eng mit unserer Geschäftsleitung und dem COO zusammen und bist gleichzeitig Ansprechpartner:in für viele Themen im Team. Kurzum: Du bist unser Herzstück, wenn es darum geht, den Laden zusammenzuhalten!

Deine Aufgaben

️ Organisation & Struktur im Arbeitsalltag

• Koordination und Organisation von Meetings, Reisen und Teamevents
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Büroorganisation (inkl. Materialwirtschaft und Bestellwesen)
• Vorbereitung von Meetings und Team-Incentives

Kommunikation & Team Unterstützung

• Pflege der Team-E-Mail-Adresse und des Telefons – du bist die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Betreuung des Teilnehmermanagements und der Community Plattform
• Bearbeitung von Korrespondenz und Unterstützung bei Entscheidungsvorbereitungen für die Geschäftsleitung

Reporting & Präsentation

• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
• Entwicklung und Pflege interner Übersichten, Checklisten und Dokumentationen
• Unterstützung bei der strukturellen Verbesserung von Arbeitsabläufen und Prozessen

Administrative Unterstützung

• Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen, Verträgen und anderen Unterlagen
• Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Pflege und Strukturierung von Datenbanken, Tools und CRM-Systemen
• Pflege und Qualitätssicherung unserer digitalen Plattformen und Inhalte

✨ Projektunterstützung

• Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Umsetzung von Projekten
• Unterstützung bei der Pflege unserer Website

Was du mitbringst

• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und hast Freude daran, Dinge zu organisieren.
• Stressresistent: Du bist zuverlässig, belastbar und behältst auch bei Termindruck den Überblick
• Serviceorientierung: Du bist kommunikativ, gehst gerne auf Menschen zu und bist hilfsbereit
• Accounting: Du hast Erfahrung mit MS Office sowie vorbereitender Buchhaltung und behandelst vertrauliche Infos mit der nötigen Diskretion.
• Selbstständigkeit & Struktur: Du liebst es, Verantwortung zu übernehmen, behältst dabei den Überblick und setzt klare Prioritäten.
• Technisches Know-how: Du bist schnell im Umgang mit neuen Tools und bringst idealerweise erste Kenntnisse in KI Prompting, CRM- und CMS-Systemen (z. B. WordPress) mit.
• Flexibilität & Teamgeist: Du fühlst dich in einem hybriden Arbeitsmodell (Home Office & Büro) wohl und schätzt kollegiale Zusammenarbeit.
• Eine Vorliebe für moderne Arbeitsmethoden und die Bereitschaft, dich in neue Herausforderungen zu stürzen.

Warum du zu uns willst

• Du bekommst Verantwortung und Vertrauen. Bei uns wirst du nicht verwaltet, sondern gestaltet aktiv mit. Wir vertrauen dir – und freuen uns über deine Ideen.
• Du arbeitest in einem freundlichen, offenen Team. Wir ziehen gemeinsam an einem Strang, unterstützen uns gegenseitig und haben auch mal Zeit für einen Kaffee und ein gutes Gespräch.
• Flexibles Arbeiten ist bei uns Realität. Zwei Tage im Büro, der Rest flexibel im Homeoffice – wir leben modernes Arbeiten mit Eigenverantwortung.
• Du bist nah dran an der Geschäftsleitung. Kurze Wege, klare Kommunikation – du arbeitest direkt mit Entscheider:innen und kannst wirklich etwas bewegen.
• Du bekommst einen Job mit Sinn. Deine Arbeit sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft – für das Team bist du unverzichtbar.
• Du kannst dich weiterentwickeln. Bei uns ist Lernen Teil des Jobs – neue Tools, Prozesse und Ideen sind immer willkommen.

Was du wissen solltest

Zwei Tage pro Woche bist du im Büro, die restliche Zeit kannst du flexibel gestalten. In unserem Team geht’s offen, selbstständig und lösungsorientiert zu – du bekommst viel Verantwortung, aber auch viel Vertrauen.

Klingt gut?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit deinen Vorstellungen inkl. Bezahlung und deinem frühesten Starttermin!
Und vor allem: Erzähl uns, warum du perfekt zu uns passt. Wir sind gespannt auf dich!