19-2025 Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter im Bereich Personalakten (w/m/d)

Beim Hessisches Polizeipräsidium Einsatz (HPE) in Mainz-Kastel

ist in der Abteilung Verwaltung, Hauptsachgebiet V3 – Personal – zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine befristete Vollzeitstelle im Rahmen einer Elternzeitvertretung als

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter im Bereich Personalakten (w/m/d)

Kennziffer 19-2025

zu besetzen.

Der Beschäftigungsumfang beträgt 100 % (40 Stunden / Woche). Die Einstellung erfolgt in der Entgeltgruppe 6 des TV-H. Die Stelle ist zunächst bis zum 10.10.2026 befristet.

Unser Angebot

• Eine befristete Anstellung im öffentlichen Dienst

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem interessanten Arbeitsumfeld mit Raum für eigene Ideen

• Übernahme eigenverantwortlicher Tätigkeitsfelder nach persönlicher Eignung

• Tätigkeitsbezogene Fort- und Weiterbildungsangebote

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Ausgezeichnet mit dem Gütesiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber des Landes Hessen“

• eine Fünf-Tage-Woche (im Regelfall)

• Work-Life-Balance: bis zu 30 Tage Urlaub, Überstundenausgleich in Form von Freizeit, 24. und 31. Dezember arbeitsfrei, 1 zusätzlicher individuell planbarer freier Tag pro Jahr

• Eine Eingruppierung in der E6 TV-H (ab 2.966 Euro brutto) zuzügliche Zusatzleistungen in Form von Kinderzulage, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge

• Freie Fahrt mit dem Landesticket zur kostenlosen Nutzung des ÖPNV in Hessen sowie in mehrere angrenzenden Gebiete, wie etwa Mainz, zunächst befristet bis 31.12.2026

• Gesundheits- und Sportangebote am Dienstort inklusive der Berechtigung zur Nutzung des Service „Wellhub“ sowie einem Kraft- und Fitnessraum

• Ein attraktiver Standort mit guter Infrastruktur und Verkehrsanbindung

• Kostenfreie Nutzung der Elektro-Ladesäulen je nach Verfügbarkeit

• Persönliches Smartphone zur dienstlichen Nutzung

• Die Chance, sich in einem dynamischen und zukunftssicheren Umfeld weiterzuentwickeln, in dem sich in den kommenden Jahren vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung ergeben werden

Ihre Aufgaben:

• Anlegen, Führen/Aufarbeiten und Versenden von Personal- sowie Ehemaligen-akten unter Einhaltung des Hessischen Beamtengesetztes (HBG), Tarifvertrages für den Öffentlichen Dienst des Landes Hessen (TV-H), Hessisches Datenschutzgesetz (HDSG) sowie des Erlasses zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen (AfE)

• Ansprechpartnerin / Ansprechpartner im Bereich der Personal- sowie Ehemaligenaktenverwaltung

• Terminierung und Überwachung von Einsichtnahmen unter Berücksichtigung und Beachtung des HDSG, HBG und TV-H

• Erteilung von Auskünften unter Prüfung und Einhaltung des HDSG

• Aussonderung bzw. Abgabe an das Hessische Landesarchiv von Ehemaligenakten unter Beachtung des AfE sowie des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG)

• Erstellung von Vitae

• Berechnen und Verfügen von Dienstjubiläen

• SAP-HR-Anwenderin / SAP-HR-Anwender

• Weitere Aufgaben nach Weisung

Anforderungen:

A-Kriterien – diese müssen erfüllt sein:

• Erfolgreicher Abschluss in einem der nachfolgenden Berufen:

o Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter

o Bürokauffrau/Bürokaufmann

o Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation

o Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

• Kenntnisse über die Grundsätze der Personalaktenführung

• ein hohes Maß an Arbeitssorgfalt

• die Bereitschaft zum Arbeiten im Team

• sicherer Umgang in der Anwendung aller gängigen MS-Office-Programme

• eine schnelle Auffassungsgabe

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Sprachlevel B2)

• Verantwortungsbewusstsein und Verschwiegenheit

• eine hohe Flexibilität bezüglich der Übernahme weiterer Aufgaben

B-Kriterien – wünschenswert:

• eine adäquate Berufserfahrung

• Kenntnisse im Umgang mit SAP HR

Ansprechpartner:

Für Fachfragen steht Ihnen Frau Hoefer (Tel. 06134/602-4320) zur Verfügung.

Für Fragen zum Auswahlverfahren können Sie sich an Herrn Chada (Tel. 06134/602-4333) wenden.

Was noch wichtig ist:

Voraussetzung für eine Tätigkeit beim Hessischen Polizeipräsidium Einsatz ist die Bereitschaft zur Mitwirkung an einer Zuverlässigkeitsüberprüfung zum Schutz staatlicher Einrichtungen und Veranstaltungen gemäß § 13 a Hessisches Gesetz über die öffentliche Sicherheit und Ordnung (HSOG).

Hierzu ist die in der Ausschreibung gespeicherte Anlage „Erklärung zur Zuverlässigkeitsüberprüfung“ (im Bewerbungsportal unterhalb des Ausschreibungstextes bzw. unter dem Reiter „Anlagen“) auszufüllen und umgehend zusammen mit einem aktuellen Ausweisdokument (beidseitige Kopie Personalausweis bzw. Reisepass) in Ihrem Bewerberprofil hochzuladen bzw. Ihrer Bewerbung beizulegen.

Allgemeine Hinweise:

Für das Auswahlverfahren werden folgende Unterlagen benötigt:

• Anschreiben

• Tabellarischer Lebenslauf

• Abschlusszeugnis Ausbildung / Studium oder Fachwirt

• bei ausländischen Abschlüssen die deutsche Anerkennung bzw. Übersetzung der Dokumente in deutscher Sprache

• Arbeitszeugnisse

• Teilnahmebescheinigungen für Fort- und Weiterbildungen

• ggfs. Nachweis über geforderte Deutschkenntnisse

• ggfs. Nachweis über Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis

• ggfs. Nachweis über eine vorliegende Behinderung/Schwerbehinderung

• Erklärung zur Zuverlässigkeitsüberprüfung (mit der beidseitigen Kopie eines gültigen Ausweisdokuments)

Bitte senden Sie uns hierzu Ihre aussagekräftige Bewerbung bis spätestens zum Bewerbungsschluss vorzugsweise online über stellensuche.hessen.de oder per E-Mail.

Es können nur Bewerbungen berücksichtigt werden, die alle erforderlichen Unterlagen enthalten.

Verspätet eingehende Bewerbungen haben keinen Anspruch auf Berücksichtigung. Nicht berücksichtigte Bewerberinnen und Bewerber erhalten nach Abschluss des Auswahlverfahrens eine Nachricht.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hessischen Landesverwaltung werden gebeten, sich über das Service-Portal zu bewerben und neben der Abgabe der vollständigen Bewerbungsunterlagen ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in ihre Personalakte durch die Personalverwaltung des Hessischen Polizeipräsidium Einsatz zu erklären. Hierzu ist die in der Ausschreibung gespeicherte Anlage „Einverständniserklärung Einsichtnahme PA“ (im Bewerbungsportal unterhalb des Ausschreibungstextes bzw. unter dem Reiter „Anlagen“) auszufüllen und in Ihrem Bewerberprofil hochzuladen.

Nach dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz besteht für die hiesige Behörde eine Verpflichtung zur Erhöhung des Frauenanteils. Daher sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht.

Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich, die vollständige Besetzung der Stelle muss jedoch gewährleistet sein.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung im Rahmen der entsprechenden Bestimmungen besonders berücksichtigt.

Das Hessische Polizeipräsidium Einsatz fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern und unterstützt grundsätzlich die Vereinbarkeit von Familie und Beruf im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten und ist mit dem Gütesiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen“ zertifiziert.

Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgesehene Tätigkeit dienlich sind.

Eine datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Bewerbungsunterlagen bis sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens wird zugesichert. Die Erfassung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens erfolgt auf der Grundlage des § 23 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (GDSIG) sowie Art. 13 der Verordnung (EU) 2016/649 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Mai 2018 (Datenschutz-Grundverordnung).