Administration Manager

Position Overview

We are seeking an experienced Administration Manager to oversee administrative operations, government relations, and project coordination while ensuring smooth organizational processes and stakeholder management.

Key Responsibilities

·       Manage and coordinate all communications with Federal and Local Authorities

·       Oversee administrative operations and office management

·       Lead public relations activities and stakeholder communications

·       Support Project Management team with administrative coordination

·       Facilitate and participate in key meetings, providing translation services when needed

·       Manage local supply chain operations and service provider relationships

·       Develop and implement administrative policies and procedures

·       Supervise administrative staff and coordinate departmental activities

Required Qualifications

·       Bachelor's degree in Business Administration, Management, or related field

·       5+ years of experience in administrative management

·       Proven track record in government relations and stakeholder management

·       Strong understanding of administrative processes and compliance requirements

·       Excellent communication and leadership skills

·       Fluent in English and German (additional languages are a plus)

·       Experience in project coordination and team management

·       Knowledge of supply chain management and procurement processes

Skills & Competencies

·       Strong leadership and team management abilities

·       Excellence in organizational and time management

·       Strategic thinking and problem-solving capabilities

·       Professional diplomatic and negotiation skills

·       Budget management expertise

·       Ability to handle multiple priorities and meet deadlines

·       Strong attention to detail and quality control

Deutsche Version:

Verwaltungsleiter/in

Stellenübersicht

Wir suchen eine/n erfahrene/n Verwaltungsleiter/in zur Überwachung der administrativen Abläufe, Behördenbeziehungen und Projektkoordination bei gleichzeitiger Gewährleistung reibungsloser organisatorischer Prozesse und Stakeholder-Management.

Hauptaufgaben

·       Verwaltung und Koordination der Kommunikation mit Bundes- und Lokalbehörden

·       Leitung der Verwaltungsabläufe und des Bürobetriebs

·       Führung von Öffentlichkeitsarbeit und Stakeholder-Kommunikation

·       Unterstützung des Projektmanagement-Teams durch administrative Koordination

·       Durchführung und Teilnahme an wichtigen Besprechungen, einschließlich Übersetzungsleistungen bei Bedarf

·       Management lokaler Lieferketten und Dienstleisterbeziehungen

·       Entwicklung und Implementierung von Verwaltungsrichtlinien und -verfahren

·       Führung des Verwaltungspersonals und Koordination von Abteilungsaktivitäten

Erforderliche Qualifikationen

·       Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder verwandtem Bereich

·       Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Verwaltungsmanagement

·       Nachgewiesene Erfolge in Behördenbeziehungen und Stakeholder-Management

·       Fundiertes Verständnis von Verwaltungsprozessen und Compliance-Anforderungen

·       Ausgezeichnete Kommunikations- und Führungsfähigkeiten

·       Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil)

·       Erfahrung in Projektkoordination und Teammanagement

·       Kenntnisse im Supply Chain Management und Beschaffungswesen

Fähigkeiten & Kompetenzen

·       Ausgeprägte Führungs- und Teammanagement-Fähigkeiten

·       Exzellentes Organisations- und Zeitmanagement

·       Strategisches Denken und Problemlösungskompetenz

·       Professionelle diplomatische und Verhandlungsfähigkeiten

·       Expertise im Budgetmanagement

·       Fähigkeit zur Handhabung mehrerer Prioritäten und Einhaltung von Terminen

·       Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätskontrolle