Administration Manager

Die deutsche Version dieses Textes finden Sie unten.

Join Our Team for Our LNG Project in Stade!

Entrade GmbH is currently taking part in the construction of a state-of-the-art LNG Regasification Terminal in Stade, Lower Saxony, Germany. As part of a consortium with Técnicas Reunidas and FCC Industrial, we are delivering the electromechanical works of this strategically important project, which supports Germany’s energy transition and future green gas infrastructure. Our scope includes piping prefabrication and installation, equipment and steel structure erection, electrical and instrumentation works, insulation, scaffolding, painting, and pre-commissioning activities. We are looking for motivated professionals to join our team and contribute to this major project.

Position Overview

We are seeking an experienced Administration Manager to oversee administrative operations, government relations, and project coordination while ensuring smooth organizational processes and stakeholder management.

Key Responsibilities

·       Manage and coordinate all communications with Federal and Local Authorities

·       Oversee administrative operations and office management

·       Lead public relations activities and stakeholder communications

·       Support Project Management team with administrative coordination

·       Facilitate and participate in key meetings, providing translation services when needed

·       Manage local supply chain operations and service provider relationships

·       Develop and implement administrative policies and procedures

·       Supervise administrative staff and coordinate departmental activities

Required Qualifications

·       Bachelor's degree in Business Administration, Management, or related field

·       5+ years of experience in administrative management

·       Proven track record in government relations and stakeholder management

·       Strong understanding of administrative processes and compliance requirements

·       Excellent communication and leadership skills

·       Fluent in English and German (additional languages are a plus)

·       Experience in project coordination and team management

·       Knowledge of supply chain management and procurement processes

Skills & Competencies

·       Strong leadership and team management abilities

·       Excellence in organizational and time management

·       Strategic thinking and problem-solving capabilities

·       Professional diplomatic and negotiation skills

·       Budget management expertise

·       Ability to handle multiple priorities and meet deadlines

·       Strong attention to detail and quality control

Deutsche Version:

Verstärken Sie unser Team bei einem zukunftsweisenden Energieprojekt!

Die Entrade GmbH ist derzeit am Bau eines modernen LNG-Rückvergasungsterminals in Stade (Niedersachsen) beteiligt. Gemeinsam mit Técnicas Reunidas und FCC Industrial führen wir im Rahmen eines Konsortiums die elektromechanischen Arbeiten für dieses strategisch wichtige Projekt aus, das einen bedeutenden Beitrag zur Energiewende und zu einer klimafreundlichen Gasinfrastruktur in Deutschland leistet. Unser Leistungsumfang umfasst unter anderem die Vorfertigung und Montage von Rohrleitungen, den Aufbau von Anlagen und Stahlkonstruktionen, Elektro- und Instrumentierungsarbeiten, Isolierung, Gerüstbau, Beschichtungen und Inbetriebnahmevorbereitungen. Für dieses Großprojekt suchen wir engagierte Fachkräfte, die unser Team verstärken möchten.

Stellenübersicht

Wir suchen eine/n erfahrene/n Verwaltungsleiter/in zur Überwachung der administrativen Abläufe, Behördenbeziehungen und Projektkoordination bei gleichzeitiger Gewährleistung reibungsloser organisatorischer Prozesse und Stakeholder-Management.

Hauptaufgaben

·       Verwaltung und Koordination der Kommunikation mit Bundes- und Lokalbehörden

·       Leitung der Verwaltungsabläufe und des Bürobetriebs

·       Führung von Öffentlichkeitsarbeit und Stakeholder-Kommunikation

·       Unterstützung des Projektmanagement-Teams durch administrative Koordination

·       Durchführung und Teilnahme an wichtigen Besprechungen, einschließlich Übersetzungsleistungen bei Bedarf

·       Management lokaler Lieferketten und Dienstleisterbeziehungen

·       Entwicklung und Implementierung von Verwaltungsrichtlinien und -verfahren

·       Führung des Verwaltungspersonals und Koordination von Abteilungsaktivitäten

Erforderliche Qualifikationen

·       Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder verwandtem Bereich

·       Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Verwaltungsmanagement

·       Nachgewiesene Erfolge in Behördenbeziehungen und Stakeholder-Management

·       Fundiertes Verständnis von Verwaltungsprozessen und Compliance-Anforderungen

·       Ausgezeichnete Kommunikations- und Führungsfähigkeiten

·       Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil)

·       Erfahrung in Projektkoordination und Teammanagement

·       Kenntnisse im Supply Chain Management und Beschaffungswesen

Fähigkeiten & Kompetenzen

·       Ausgeprägte Führungs- und Teammanagement-Fähigkeiten

·       Exzellentes Organisations- und Zeitmanagement

·       Strategisches Denken und Problemlösungskompetenz

·       Professionelle diplomatische und Verhandlungsfähigkeiten

·       Expertise im Budgetmanagement

·       Fähigkeit zur Handhabung mehrerer Prioritäten und Einhaltung von Terminen

·       Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätskontrolle