Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Wir bei DESKO versuchen jeden Tag, die Welt ein bisschen sicherer zu machen. Wie wir das machen? Ganz einfach. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass wichtige Sicherheitsstandards eingehalten werden können. Sei es in der Finanzwelt, am Flughafen, an der Grenze oder bei Zutrittskontrollen zu Sicherheitsbereichen: Unsere Hardware- und Software-Lösungen unterstützen weltweit Menschen bei der Überprüfung von Ausweisdokumenten. Wir entwickeln und produzieren Spezial-Scanner und Software für die Echtheitsprüfung von Reisepässen, Personalausweisen. Führerscheinen, Visa usw.

Um auch in Zukunft unsere Kunden zuverlässig zu unterstützen, erweitern wir unser internationales Team. Alle Menschen, die bei uns arbeiten, stehen voll und ganz hinter ihrem Beruf, haben Spaß daran, im Team zu arbeiten und stellen sich gemeinsam neuen Herausforderungen, die die Märkte uns bieten.

Werde Teil der Innovation – unterstütze unsere Führung auf Augenhöhe als:

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Du bringst Organisationstalent, Diskretion und Freude am Mitdenken mit? Dann möchten wir dich gerne kennenlernen.

Als Assistenz der Geschäftsleitung bist du weit mehr als nur organisatorische Unterstützung – du bist eine vertrauensvolle Schnittstelle, KoordinatorIn und oftmals auch die „rechte Hand“ der Geschäftsführung. Dich erwartet ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit hoher Verantwortung und tiefem Einblick in strategische Unternehmensentscheidungen.

In unserem internationalen Unternehmen zu arbeiten bedeutet, Teil eines dynamischen, vielfältigen und global vernetzten Umfelds zu sein. Es eröffnet nicht nur neue Perspektiven, sondern stellt auch besondere Anforderungen an Kommunikation, Flexibilität und interkulturelle Kompetenz. Du arbeitest mit KollegInnen, Kunden und Partnern aus verschiedenen Ländern und Kulturen zusammen. Das erweitert deinen Horizont und schärft dein Verständnis für unterschiedliche Denk- und Arbeitsweisen – eine wertvolle Fähigkeit in einer globalisierten Arbeitswelt.

DEINE AUFGABEN:

• Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen, operativen und strategischen Themenstellungen
• Eigenständiges Office Management inklusive Termin-, E-Mail- und Aufgabenmanagement
• Erstellung, Analyse und Präsentation von Auswertungen, Statistiken, Entscheidungsvorlagen und Management-Reports
• Internationale Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Meetings, Veranstaltungen und strategischen Projekten
• Administrative Schnittstelle zu internen Fachbereichen, internationalen Niederlassungen und externen Partnern
• Pflege und Ausbau der Geschäftskorrespondenz, inkl. Schreiben in Deutsch und Englisch auf hohem sprachlichem Niveau
• Zuarbeit Personalverwaltung und Personalentwicklung
• Eigenverantwortliche Übernahme kleinerer Projekte
• Mitwirkung an Budget- und Planungsprozessen
• Prozessoptimierung: Identifikation und Umsetzung von Effizienzsteigerungen im administrativen Bereich

DEIN PROFIL:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Assistenz- oder Managementbereich.
• Deine Englischkenntnisse sind verhandlungssicher in Wort und Schrift, sodass du sicher in der internationalen Kommunikation agieren kannst.
• Du beherrschst MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Microsoft Teams sicher und effizient – idealerweise hast du auch Erfahrung im Umgang mit digitalen Kollaborationsplattformen (z. B. SharePoint).
• Du arbeitest zielorientiert, strukturiert und eigenständig, behältst auch unter Zeitdruck den Überblick und setzt Prioritäten sicher.
• Deine ausgeprägte organisatorische Kompetenz und dein vernetztes Denken ermöglichen dir ein vorausschauendes und lösungsorientiertes Arbeiten.
• Du bringst eine hohe Eigeninitiative mit und überzeugst durch deine Bereitschaft, dich aktiv mit Ideen einzubringen und Veränderungsprozesse mitzugestalten.
• Ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie ein ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus.
• Mit deiner Kontaktfreude, Kommunikationsstärke und deinem Durchsetzungsvermögen trittst du sowohl intern als auch extern überzeugend auf.
• Du agierst stets mit der notwendigen Diskretion, Loyalität und Sensibilität - insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen auf Management-Ebene.
• Du verfügst über ein solides Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und kannst dieses in deinem Handeln berücksichtigen.

WIR BIETEN:

• Sehr gute Entwicklungsmöglichkeiten
• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem weltweit agierenden Unternehmen
• Attraktive Konditionen und Sicherheiten eines seit 30 Jahren erfolgreichen, internationalen Unternehmens
• Einen umfassenden Verantwortungsbereich mit viel Gestaltungsspielraum
• Modernes Bürogebäude mit automatischer Lüftungsanlage und Filtern nach neuestem Standard
• Ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Schreibtisch
• Kalt- und Heißgetränke frei
• Parkplatz auf dem Firmengelände

Welche Soft Skills sind besonders wichtig?

Diese Fähigkeiten und Eigenschaften solltest du mitbringen:

• Verlässlichkeit und Loyalität
• Proaktive Arbeitsweise
• Multitasking-Fähigkeit
• Flexibilität und Stressresistenz
• Kommunikationsstärke und diplomatisches Gespür

Wie trage ich als Assistenz der Geschäftsleitung aktiv zur globalen Dynamik des Unternehmens bei?

Mit Organisationstalent, Diskretion und einem Gespür für Prioritäten!  Du bist die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und unserem internationalen Team. In einem innovationsgetriebenen Umfeld mit kurzen Wegen und flachen Hierarchien gestaltest du strukturiert, souverän und mit Freude an Verantwortung mit. Du koordinierst Abläufe, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert – auch über Ländergrenzen hinweg.

Mit welchen Abteilungen arbeitet die Assistenz der Geschäftsleitung eng zusammen?

Als Assistenz der Geschäftsleitung arbeitest du eng mit der internen HR-, Controlling- oder auch der Marketing-Abteilung zusammen. Du bist in regelmäßigem Austausch mit KollegInnen, die sich um rechtliche, projektbezogene oder auch IT Angelegenheiten kümmern wie z. B. dem Executive Business Manager.

Außerdem hast du Kontakt zu externen Geschäftspartnern und Dienstleistern.

Was ist der Unterschied zwischen Assistenz der Geschäftsleitung und Sekretariat?

Während das Sekretariat eher administrative Aufgaben übernimmt (z. B. Telefon, Post, Besucherempfang), agiert die Assistenz der Geschäftsleitung oft auf einer höheren organisatorischen und inhaltlichen Ebene, inklusive vertraulicher Aufgaben und direkter Entscheidungsunterstützung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe des Ihnen frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellungen bitte an die unten angeführte Adresse.

Selbstverständlich können Sie Ihre Bewerbung auch gerne per Online-Formular auf unserer Webseite an uns schicken.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Ihr DESKO Team

DESKO GmbH
Frau Zahn
Gottlieb-Keim-Str. 56
95448 Bayreuth
Deutschland
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