Assistenz der Leitung (m/w/d)

Über uns:

Die It-Excelsus GmbH ist ein professioneller Dienstleister, der sich auf die Vermittlung von Fachkräften in der IT Branche-, Finance und Chemie spezialisiert hat. Wir unterstützen Unternehmen dabei, die besten Talente zu finden und bieten gleichzeitig Bewerbern die Möglichkeit, spannende Karriereschritte zu gehen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben:

• Eigenverantwortliche Übernahme von Assistenzaufgaben, einschließlich der Korrespondenz (intern und extern, in Deutsch und Englisch) für alle Einheiten des Technischen Service.

• Erstellung von Protokollen während Besprechungen, wie z.B. Abteilungsbesprechungen.

• Koordination und Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich der Reisekostenabrechnungen.

• Unterstützung des Technikleiters bei der Verwaltung und Pflege der verschiedenen Regelwerke.

• Mithilfe bei der Vorbereitung von Audits.

• Selbstständige Organisation von Besprechungen und Schulungen.

• Planung, Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen.

• Erstellung und Gestaltung von Präsentationen.

Teamassistenz und Beschaffung:

• Durchführung von Abrufbestellungen für angepasste Schutzausrüstung.

• Erstellung von Bestellanforderungen für den Office-Bereich über Ariba.

• Einstellen von Personalanforderungen im Auftrag des Technikleiters basierend auf Delegationen der Führungskräfte.

HR-Themen:

• Verantwortung für die Zeiterfassung, Mehrarbeit und Rufbereitschaften.

• Klärung von Fragen zum Arbeitszeitgesetz.

• Pflege von Mitarbeiterlisten und Dokumentation von Home Office.

• Verwaltung von Bestellungen und Administration von Weiterbildungen (z.B. Semigator, Inhouse-Schulungen).

Technische Unterstützung:

• Einführung neuer Arbeitstechniken und MS-Office-Applikationen in allen Bereichen des Technischen Service (z.B. SharePoint, OneNote, Teams).

• Sicherstellung der Arbeitssicherheit.

Sonstige Aufgaben:

• Selbstständige Bearbeitung von Unfallmeldungen.

• Koordination und Dokumentation von Vorsorgeuntersuchungen.

• Pflege und Administration von Dokumenten im Evonik Dokumentenmanagementsystem (EDCS) als Kontributor.

• Ansprechpartner für Evonik Richtlinien.

• Eigenverantwortliche Mitarbeit an Projekten und Pflege einer Feedback-Datenbank.

• Administrator für ADMIN.NET.

Anforderungsprofil:

Ausbildung und Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.

• Idealerweise Weiterbildung zur geprüften Sekretärin.

• Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets; Kenntnisse in SAP und Visio sind wünschenswert.

Persönliche Anforderungen:

• Diplomatisches Geschick und hohe Genauigkeit.

• Vertraulichkeit und ausgeprägtes analytisches Denkvermögen.

• Organisationstalent und hohe Einsatzbereitschaft.

Bitte senden Sie Ihre Unterlagen an sa.rezaei@it-excelsus.de.