Über uns:
Die It-Excelsus GmbH ist ein professioneller Dienstleister, der sich auf die Vermittlung von Fachkräften in der IT Branche-, Finance und Chemie spezialisiert hat. Wir unterstützen Unternehmen dabei, die besten Talente zu finden und bieten gleichzeitig Bewerbern die Möglichkeit, spannende Karriereschritte zu gehen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben:

- Eigenverantwortliche Übernahme von Assistenzaufgaben, einschließlich der Korrespondenz (intern und extern, in Deutsch und Englisch) für alle Einheiten des Technischen Service.
- Erstellung von Protokollen während Besprechungen, wie z.B. Abteilungsbesprechungen.
- Koordination und Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich der Reisekostenabrechnungen.
- Unterstützung des Technikleiters bei der Verwaltung und Pflege der verschiedenen Regelwerke.
- Mithilfe bei der Vorbereitung von Audits.
- Selbstständige Organisation von Besprechungen und Schulungen.
- Planung, Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen.
- Erstellung und Gestaltung von Präsentationen.

Teamassistenz und Beschaffung:

- Durchführung von Abrufbestellungen für angepasste Schutzausrüstung.
- Erstellung von Bestellanforderungen für den Office-Bereich über Ariba.
- Einstellen von Personalanforderungen im Auftrag des Technikleiters basierend auf Delegationen der Führungskräfte.

HR-Themen:

- Verantwortung für die Zeiterfassung, Mehrarbeit und Rufbereitschaften.
- Klärung von Fragen zum Arbeitszeitgesetz.
- Pflege von Mitarbeiterlisten und Dokumentation von Home Office.
- Verwaltung von Bestellungen und Administration von Weiterbildungen (z.B. Semigator, Inhouse-Schulungen).

Technische Unterstützung:

- Einführung neuer Arbeitstechniken und MS-Office-Applikationen in allen Bereichen des Technischen Service (z.B. SharePoint, OneNote, Teams).
- Sicherstellung der Arbeitssicherheit.

Sonstige Aufgaben:

- Selbstständige Bearbeitung von Unfallmeldungen.
- Koordination und Dokumentation von Vorsorgeuntersuchungen.
- Pflege und Administration von Dokumenten im Evonik Dokumentenmanagementsystem (EDCS) als Kontributor.
- Ansprechpartner für Evonik Richtlinien.
- Eigenverantwortliche Mitarbeit an Projekten und Pflege einer Feedback-Datenbank.
- Administrator für ADMIN.NET.

Anforderungsprofil:

Ausbildung und Qualifikationen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- Idealerweise Weiterbildung zur geprüften Sekretärin.
- Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets; Kenntnisse in SAP und Visio sind wünschenswert.

Persönliche Anforderungen:

- Diplomatisches Geschick und hohe Genauigkeit.
- Vertraulichkeit und ausgeprägtes analytisches Denkvermögen.
- Organisationstalent und hohe Einsatzbereitschaft.

Bitte senden Sie Ihre Unterlagen an sa.rezaei@it-excelsus.de.