Assistenz (m/w/d) Standort Rostock
ab sofort in Vollzeit (38h/Woche)
Unser Büro wächst! Werden Sie Teil unseres engagierten 220-köpfigen Teams zentral gelegen in der Innenstadt und unterstützen Sie uns als Assistenz (m/w/d). Mit Ihrer freundlichen und serviceorientierten Art übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und gestalten aktiv unseren Standort mit. Haben Sie Fragen zur Stelle? Dann rufen Sie uns gerne an: 0381 – 45678 84. Wir freuen uns auf Sie!
Allgemeine Assistenztätigkeiten:
- Als Assistenz übernehmen Sie eine Schlüsselrolle an unserem Standort in Rostock und unterstützen in organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Planung und Buchung von Geschäftsreisen
- Unterstützung bei der Terminkoordination, Vorbereitung von Besprechungen und Protokollführung
- Erstellung von Präsentationen und Artikeln für die interne Kommunikation
- Betreuung des Bestellshops: Annahme der Anforderungen der Niederlassungen durch örtliche Assistenzen und zentrale Bestellung von PSA (Persönlicher Schutzausrüstung)
Aufgabenbereich Präqualifikationen:
Präqualifikation bezeichnet ein vorwettbewerbliches Verfahren, bei dem potenzielle Lieferanten ihre Fachkenntnisse und Leistungsfähigkeit gemäß festgelegten Vorgaben nachweisen. Wir entscheiden hiermit, für welche Projekte wir uns als Generalplaner bewerben. Ihre Aufgaben:
- Übernahme der internen Abfrage und Verwaltung der Präqualifikationen (PQ)
- Einreichung der erforderlichen Unterlagen wie Mitarbeiterstruktur, Umsatzzahlen und Bestätigungen von öffentlichen Stellen/Ämtern
- Pflege der Referenzdatenbank sowie der Kundendatenbank
- Nach Ihrer Einarbeitung sind Sie fachlicher Mentor für Assistenzen aller Standorte in Bezug auf die Bearbeitung von Präqualifikationen und Referenzen
- Eine umfassende Einarbeitung und Unterstützung durch Kolleginnen im Assistenzbereich sind hier gesichert
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit MS SharePoint und den Produkten von Office 365
- Kommunikationsstärke, Offenheit für neue Aufgaben und selbstständige Arbeitsweise
- Serviceorientierung, Gewissenhaftigkeit und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau (C2)
- Führerschein Klasse B erforderlich
- Keine Reisetätigkeit erforderlich
