Executive Assistant (m/w/d)

Über uns

Die ITVT Group ist ein führender Microsoft-Partner mit Schwerpunkt auf komplexen Transformations- und ERP-Projekten für internationale Kunden. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Prozesse zu optimieren, digitale Strategien umzusetzen und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Als Executive Assistant (m/w/d) arbeiten Sie direkt mit einem Mitglied der Geschäftsführung zusammen und leisten einen entscheidenden Beitrag zur effizienten Steuerung des Tagesgeschäfts sowie bei der Umsetzung strategischer Initiativen.

Ihre Aufgaben

• Kalender- und Terminmanagement
  • Eigenständige Planung, Priorisierung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
  • Vorbereitung von Besprechungen inklusive Agendaerstellung, Unterlagenaufbereitung und Protokollführung
• Kommunikation und Korrespondenz
  • Erstellung und Bearbeitung von professioneller Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache (Englisch auf C2-Niveau erforderlich)
  • Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, internen Teams und externen Partnern/Kunden
• Reiseorganisation und Veranstaltungsplanung
  • Organisation und Buchung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen
  • Koordination und Unterstützung bei der Planung von Workshops, Kundenevents und internen Veranstaltungen
• Administrative und organisatorische Unterstützung
  • Bearbeitung vertraulicher Unterlagen und Dokumente
  • Nachverfolgung von Aufgaben, Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Projektbegleitung
  • Unterstützung bei der Koordination und Überwachung von Projekten
  • Zusammenfassung und Aufbereitung relevanter Informationen für die Geschäftsführung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, z. B. in Wirtschaft, Kommunikation, Office Management oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative und ein proaktiver Arbeitsstil
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und exzellente Englischkenntnisse (C2)
• Niederländischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel); Erfahrung mit Microsoft Teams, SharePoint und Dynamics 365 von Vorteil
• Absolute Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit

Wir bieten

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit direktem Einfluss auf die Unternehmensführung
• Zusammenarbeit mit einem dynamischen und internationalen Team
• Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und ein modernes Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten, Mobile-Work-Optionen und attraktive Entwicklungsperspektiven
• Moderne IT-Ausstattung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Internationales Team