Manager Dokumentation (m/w/d)

Für Tätigkeiten in einem renommierten Unternehmen in Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Manager Dokumentation (m/w/d) Gesucht wird eine Projektmanagement-Kraft für das Dokumentenmanagement in Projekten des Marineschiffbaus und des zivilen Spezialschiffbaus (Geschäftseinheit Überwasserschiffbau)

Ihre Aufgaben

• Erstellung von Dokumentenplänen und -richtlinien für neue Projekte, basierend auf projektspezifischen Anforderungen sowie geltenden Standards und Vorschriften
• Übernahme der Verantwortung für das Dokumentenmanagement im Projekt: Initiierung, Planung, Durchführung, Koordination, Steuerung, Überwachung und Abschluss. Dazu gehören die Vereinnahmung, Bearbeitung, Freigabe (intern/extern), Bereitstellung, Verteilung (intern/extern/exportkontrolliert), Übergabe der Originaldokumente sowie der Umgang mit paraphierten Dokumenten
• Fachliche Führung und Betreuung der zugeordneten Teammitglieder im Projekt.
• Erstellung von Berichten für die Projektleitung zur Dokumenten- und Projektstatusüberwachung
• Zusammenarbeit mit Konsortialpartnern und Unterauftragnehmern, um eine reibungslose Dokumentenkoordination sicherzustellen
• Unterstützung bei Querschnitts- und Leitungsaufgaben, inklusive aktiver Abstimmung mit Schnittstellenpartnern und Erfüllung entsprechender Anforderungen
• Identifikation und Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement, sowohl intern als auch extern
• Verwaltung aller Dokumentarten innerhalb der Projekte des Überwasser-Marineschiffbaus unter Einsatz geeigneter Dokumentenmanagement-Systeme
• Mitarbeit bei der Entwicklung und Optimierung übergreifender Prozesse und Methoden im Dokumentenmanagement in Zusammenarbeit mit dem Prozess-Team
• Einführung neuer Prozesse und Methoden im Projekt, um Effizienz und Qualität zu steigern.
• Erstellung von Anforderungen an die IT-Landschaft für projektspezifische Anpassungen und Weiterentwicklungen
• Sicherstellung der Einhaltung interner Standards sowie externer Normen (z.B. ISO 9001, MIL-STD)
• Koordination und Kontrolle der Freigabeprozesse für technische Unterlagen, sowohl intern als auch extern
• Unterstützung bei Audits und Abnahmen durch Kunden und Behörden
• Pflege der projektspezifischen Dokumentenvorlagen in Zusammenarbeit mit Zentralbereichen und Sicherstellung der Konformität der erstellten Dokumente

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Dokumentenmanagement oder Studium im Bereich Informationsmanagement
• Berufserfahrung im Bereich Dokumentenmanagement, idealerweise im militärischen, maritimen oder technischen Umfeld
• Berufserfahrung im Projektmanagement
• Kenntnisse im Umgang mit gängigen DM-Tools und Office-Anwendungen
• Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit und hohe Kommunikationsstärke
• Idealerweise Erfahrungen in der Anwendung von SAP, Siemens Teamcenter, IBM Jazz