Mitarbeiter/-in Prüfungsamt (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Erledigung des Schriftverkehrs
  • Selbstständige und eigenverantwortliche Erledigung des Schrift- und Emailverkehrs mit den Studierenden, Dozenten, Behörden etc.
  • Selbständige Fertigung aller mit der Aufgabenwahrnehmung zusammenhängenden Schreiben
  • Eigenverantwortliches Führen und Erstellen der notwendigen Formulare, Tabellen, Plänen und Verzeichnissen zur Organisation der Prüfungsamtstätigkeiten
• Mitarbeit bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Prüfungsausschuss-Sitzungen und bei der Organisation von Veranstaltungen (Absolventenfeiern) einschließlich des Führens von Statistiken: z.B.: Empfehlung für das Stipendium der besten Studierenden
• Bearbeiten der Prüfungsangelegenheiten und der Prüfungsplanung
  • Vorbereitung der Arbeitsgrundlagen und Entscheidungshilfen (Beschlussvorlagen) für die Vorsitzenden der Prüfungsausschüsse sowie der Prüfungspläne, Mitwirken beim Ausarbeiten von Äquivalenzlisten, Einstufung, Leistungsnachweise, Bescheide, Klausureinsicht für die Online-Studiengänge, Widersprüche, Atteste, Anträge Studierender, Täuschungsversuche, Bekanntmachungen (E-learning (moodle) und Aushänge)
  • Festlegung der Abbildungen der PO im HIS/POS und Überprüfung der durch Abt. StudV abgebildeten Datensätze
  • Abstimmung mit der Abteilung Prüfungsrecht bei Widersprüchen
  • Ausarbeitung von Katalogen zur maschinellen Übernahme äquivalenter Leistungen im HIS-POS für auslaufende Prüfungsordnungen für die Abt. Stud. V.
  • Fristenüberwachung / Bescheide / Anordnung Amtsarzt
  • Pflege des HIS/POS (Prüfungen u. deren Vorleistung/Labore)
  • Besonderer, aufwendiger und sensibler Service für Verwaltung und Studierende z. B der Studiengänge an der V G U in Vietnam oder der Maschinenbau Doppelabschluss mit UCA, Cádiz
  • Prüfungsanmeldung und -zulassung manuell sowie HIS-POS
  • Schreiben der Urkunden und Zeugnisse zzgl. Erasmusstudierende
  • Pflege der Prüfungsakten
  • Archivierung
• Beratung (auch in englischer Sprache) deutscher und internationaler Studierender und Dozenten zu allen Belangen der Prüfungsbedingungen wie Prüfungsordnungen, Studieninhalte, wissenschaftliche Arbeiten, Studiendauer, Studien- und Prüfungsordnungswechsel, Prüfungsplanung etc. (Diese Auskünfte werden in den Sprechzeiten, telefonisch und per Email erteilt)

Ihr Profil

• Berufsausbildung, d.h. Abschluss in einem Verwaltungs- oder kaufmännischen Beruf
  • Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
  • Sehr gute Kenntnisse der MS Office Produkte
  • Sicherer Umgang mit E-Learningsystemen (Moodle)
  • Erfahrung in allgemeinen Sekretariatsarbeiten
  • Englisch-Kenntnisse
  • Organisationsgeschick, soziale Kompetenz
• ausführliche Kenntnisse der diversen Prüfungsordnungen und Allgemeinen Bestimmungen für Bachelor- und Masterstudiengänge
  • Kenntnisse im Hess. Hochschulgesetz
  • Sicherer Umgang mit den eingesetzten IT-Systemen (z.B. HISPOS)
  • Gute Kenntnisse der Imma-Verordnung

Unser Angebot

• Familiengerechte Hochschule
• Mobiles Arbeiten
• Attraktive Sozialleistungen
• 30 Tage Urlaub
• Gute Verkehrsanbindung
• Interessante Aufgaben mit Gestaltungsmöglichkeiten in einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld
• Gute Einarbeitung und regelmäßiges Feedback sowie offene und freundliche Arbeitsatmosphäre
• Attraktive Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Sicherer Arbeitsplatz im Dienste des Landes Hessen und Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Landesticket Hessen
• Ein umfangreiches Angebot von Hochschulveranstaltungen zu Gesellschaft, Kultur und Sport

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-Hessen.

Wir setzen uns aktiv ein für Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion. Wir begrüßen besonders Menschen mit Migrationsgeschichte und legen großen Wert auf die familiengerechte Gestaltung der Arbeitszeit. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt; dies gilt auch für Frauen in den Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind.
Grundsätzlich ist die Beschäftigung auch in Teilzeit möglich.

Sofern Sie einen Hochschulabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung eine Zeugnisbewertung beizufügen. Hier finden Sie nähere Informationen zur Zeugnisbewertung.

Kontakt

Für fachliche Fragen bzw. Auskünfte steht Ihnen Prof. Jürgen Jung telefonisch (+49 69 1533-3377) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Kontaktperson Kathrin Trepte (+49 69 1533-3254).