Mitarbeiter Vertragsmanagement - Recht & Compliance (m/w/d)

Für ein Pharmaunternehmen in Wiesbaden suchen wir eine Mitarbeiterin (gn) im Bereich Vertragsmanagement. Sie sind AnsprechpartnerIn für die Erstellung und Bearbeitung von von Verträgen und Anfragen zu abrechnungsrelevanten Sachverhalten.

Die Rahmenbedingungen:

• Gehalt: 45.000 € - 50.000 € brutto / Jahr
• Arbeitszeit: 37,5 Stunden pro Woche
• Der Arbeitsort ist Wiesbaden
• Start: asap
• Zunächst befristet für ein Jahr

Das sind Ihre Aufgaben:

• Erstellung und Management von Compliance-Verträgen (Erstellung von Verträgen, Prüfung auf Plausibilität, Eingabe in Vertragsdatenbank)
• Enge, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit der Legal Abteilung zur Vertragsprüfung und -anpassung
• Sicherstellung und Tracking der entstandenen Veranstaltungs- und Healthcare Professional (HCP) Kosten
• Abrechnung von Veranstaltungen
• Rückerstattung Teilnehmerkosten
• Vorkontierung von Bestellanforderungen, Überprüfen auf Richtigkeit, Vollständigkeit
• Nachverfolgen und Eingabe in der Vertragsdatenbank / SAP, weiterleiten an Buchhaltung
• Klärung von zur Zahlung geblockten Rechnungen und damit verbunden Bestellanpassungen
• Enge Zusammenarbeit mit Finanz- und Buchhaltungsabteilung zur Sicherstellung der termin- und ordnungsgerechten Jahres-, Quartals- und Monatsabschlüssen
• Monatliche Messung der KPI Performance und entsprechender Analyse von Arbeitsabläufe mit dem Ziel, sie zu optimieren und Lösungsmöglichkeiten zu erarbeiten
• Kommunikation telefonisch, persönlich, schriftlich mit internen Kunden und Dienstleistern
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
• Vertretung von Kollegen/innen im Urlaubs- bzw. Krankheitsfall

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung: z.B. Rechtsanwaltsfachangestellte (gn), Rechtsanwaltsgehilfe (gn), Bürokauffrau (gn), Kauffrau für Büromanagement (gn), Verwaltungsfachangestellte (gn)
• Affinität zu Verträgen und Rechnungen
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Teams)
• fließende Deutschkenntnisse und sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

Ich freue mich auf Ihre Bewerbung und das Gespräch mit Ihnen.

Ihr Michael Gobs

Bei HOX können Sie sicher sein, dass Ihr Lebenslauf verstanden wird und Sie als Individuum wahrgenommen werden. Mit der Kombination aus eigener Berufserfahrung im Life Science Bereich und umfassendem HR-Wissen können wir Ihnen ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner in der Erreichung Ihrer beruflichen Ziele sein.