Office Management/Sekretär-in oder Assistent-in (w/m/d)

Die ALTERA Bauträger GmbH ist ein junges, dynamisches Bauunternehmen, welches sich auf die Gebiete im Landkreis Lörrach und Waldshut-Tiengen konzentriert.
Auf den Grundstücken entstehen moderne zeitgemäße Mehrfamilienhäuser mit hohen Qualitätsstandards und kleinen Gewerbebereichen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir:

Office Management/Sekretär-in oder Assistent-in (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

1. Telefonbetreuung nach außen und innen (Outbound, Inbound)
2. Terminorganisation und -koordination
3. Bearbeitung und Verwaltung eingehender und ausgehender Post
4. Korrespondenz per Post, E-Mail und anderer elektronischer Kommunikationswege
5. sichere Beherrschung von Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)
6. diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte etc.)
7. Ablagen- und Aktenmanagement, Datenbankpflege
8. Empfang und Serviceleistungen für Besucher und Gäste
9. Organisation und Verwaltung von Büromaterial
10. Beschaffung und Auswertung von Informationen
11. Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
12. Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Meetings und Events
13. Protokollerstellung bei Konferenzen und Veranstaltungen
14. Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen (Hotel-, Flug- und sonstige Buchungen) inkl. Abrechnung
15. vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung und Lohnabrechnung
16. Vorbereitung Kreditorenbuchhaltung (Rechnungskontrolle)
17. Rechnungserstellung Debitoren
18. Allgemeine administrative Tätigkeiten

Sie bringen mit:

1. Eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration sowie idealerweise im Bau/ Bauträger/ Handwerkwesen
2. Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im kfm. Bereich
3. Selbständige Arbeitsweise, ausgeprägte Eigeninitiative, gute Planungs- und Organisationsfähigkeiten und hohe Verlässlichkeit
4. Stilsichere kommunikative Fähigkeiten in Deutsch sind Voraussetzung. Russischkenntnisse sind wünschenswert (zumindest mündlich)
5. Sehr gute Microsoft Office-Anwenderkenntnisse sowie Erfahrung mit Internetrecherchen
6. Hohe Belastbarkeit und Flexibilität im Umgang mit Aufträgen aus unterschiedlichen Aufgabenfeldern
7. Freude am persönlichen Kontakt mit verschiedenen Berufsgruppen
8. EU-Führerschein mindestens Kategorie B

Gefragt sind folgende Soft Skills:

Ein freundliches und verbindliches Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Serviceorientierung sind für Sie selbstverständlich. Eine kooperative Arbeitsweise, Loyalität, Diskretion und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.

Wir bieten Ihnen:

1. Eine sehr abwechslungsreiche Tätigkeit sowie die Möglichkeit, Ihr Fachwissen und Ihre Kompetenzen wirkungsvoll einzubringen und dabei Ihre Erfahrungen in einem spannenden und motivierenden Umfeld zu vertiefen
2. Einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz mit einem vielseitigen Aufgabenspektrum
3. Attraktive Arbeitsbedingungen
4. Jahresurlaub von 30 Tagen bei einer Fünftagewoche

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über info@altera-immobilien.com
Bei Fragen können Sie sich gerne an Frau Neser unter 07623 46 09 815 wenden.