Office Manager (all genders)

In Kooperation mit der Schwarz Gruppe betreibt Phorms Education in Heilbronn und Umgebung aktuell fünf bilinguale, deutsch-englische Betriebskitas. Unsere Einrichtungen überzeugen durch die gute Ausstattung der Funktionsräume und der Außenspielgelände. Unsere pädagogischen Schwerpunkte sind Bilingualität, Musik und MINT – dabei bleiben die Kinder stets im Mittelpunkt unserer bedürfnisorientierten Arbeit und sind impulsgebend am Kita-Alltag beteiligt. Unsere betriebsnahe Kinderbetreuung befindet sich im Wachstum – weitere Einrichtungen sind in Planung.

Für unsere Kita in Erlenbach suchen wir zum 01.11.2025 einen engagierten und qualifizierten

Office Manager (all genders).

Darauf kannst Du bei uns zählen

• Eine attraktive Vergütung
• Zusätzliche Arbeitgeberleistungen (z.B. Deutschlandticket, betriebliche Altersvorsorge (20 %), täglich wechselndes freies Mittagessen, Corporate Benefits Vorteilsportal)
• Umzugspauschale bei berufsbedingtem Wohnortwechsel und kurzfristige Bereitstellung von Personalwohnungen zu Marktpreisen
• 30 Urlaubstage
• Fünf vom Arbeitgeber voll bezahlte Kind-krank-Tage sowie Personalrabatt bei Inanspruchnahme eines Schulplatzes
• Geregelte Arbeitszeiten und ideale Work-Life-Balance
• Hauptarbeitsplatz in unserem modernen Büro in Erlenbach, Home-Office nur in begrenztem Umfang
• Sehr gute technische Ausstattung (eigener Laptop)
• Interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
• Kleines Team und ein familiäres Umfeld
• Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben mit großem Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege sowie Raum für eigene Ideen

So bringst du dich ein

• Administrative Begleitung des KITA-Aufenthalts von der Platzanfrage bis zum Austritt der Kinder
• Vertragsverwaltung mit Hilfe der Verwaltungssoftware Atlantis
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Buchhaltung (internes und externes Rechnungswesen)
• Unterstützung bei der Abrechnung der KITA-Beiträge
• Organisation des Büro-Tagesgeschäfts wie die Postbearbeitung, die Ablageführung, Aktenverwaltung und Datenpflege
• Assistenzaufgaben für die Gesamt- und Teamleitungen
• Professionelle Kommunikation mit Eltern, teilweise auch in englischer Sprache
• Erstellen verschiedener Auswertungen
• Administrative Unterstützung bei Projekten (z.B. Eröffnung neuer Kitas)
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen sowie Schreiben von Protokollen
• Gelegentliche Einsätze an weiteren Standorten in Heilbronn und Umgebung neben dem Hauptstandort Erlenbach

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in ähnlichen verantwortungsvollen Positionen, idealerweise in einer Bildungseinrichtung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
• Sicherer Umgang mit allen Office-Anwendungen
• Hohe Sensibilität für die Interessen und Bedürfnisse von Eltern sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsbereitschaft

Du bist überzeugt, willst deine eigenen Ideen aktiv einbringen und mit uns die Bildungslandschaft gestalten? Dann bewirb dich jetzt über unsere Website. Mehr Informationen über uns findest du unter www.phorms.de/karriere/region-heilbronn. Deine Ansprechpartnerinnen sind Vanessa und Carolin, erreichbar via careers@phorms.de.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!