Aufgaben und Verantwortungsbereiche:

Allgemeine Sekretariatsaufgaben:

Verwaltung des Schriftverkehrs (E-Mails, Briefe, Berichte)

Telefonmanagement und Terminorganisation für das Projektteam

Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und externen Partnern

Organisation von Meetings, Protokollführung und Nachbereitung

Projektbezogene Aufgaben:

Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen

Verwaltung und Pflege projektbezogener Unterlagen (Pläne, Verträge, Genehmigungen)

Überwachung von Fristen und Terminen in Abstimmung mit dem Projektteam

Koordination von internen und externen Kommunikationsprozessen zwischen Bauleitung, Subunternehmern und Behörden

Administrative Aufgaben:

Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen

Unterstützung im Budgetcontrolling und in der Kostenübersicht

Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen

Vorbereitung und Unterstützung bei Ausschreibungsprozessen und Vergaben

Anforderungen an den Arbeitsplatz:

Fachliche Qualifikationen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bauwesen oder Projektmanagement

Berufserfahrung im Sekretariat, vorzugsweise im Hochbau- oder Bauprojektumfeld

Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und projektbezogener Software (z.B. AutoCAD, AVA-Software von Vorteil)

Kenntnisse im Umgang mit Bauvorschriften, Ausschreibungsprozessen und Vertragsmanagement von Vorteil

Persönliche Kompetenzen:

Organisationstalent und strukturiertes Arbeiten

Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen

Flexibilität und Belastbarkeit, insbesondere bei Termindruck

Sprachkenntnisse:

Deutsch in Wort und Schrift (verhandlungssicher)

Englischkenntnisse von Vorteil

Arbeitsbedingungen:

Arbeitszeit: Vollzeit / Teilzeit nach Vereinbarung

Flexible Arbeitszeiten möglich, gelegentlich Überstunden bei Projektspitzen

Arbeitsmittel:

Moderner Arbeitsplatz mit entsprechender technischer Ausstattung (PC, Telefon, Drucker etc.)

Zugang zu fachspezifischer Software und internen Datenbanken

Entwicklungsmöglichkeiten:

Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Projektmanagement oder Bauwesen

Aufstiegsmöglichkeiten zur Teamassistenz oder Projektassistenz mit erweiterten Verantwortungen