Receptionist & Administrative Assistant (m/w/d)

Verantwortungsbereich:
 

• Betreuung der Rezeption der Grifols Deutschland GmbH
• Erster Ansprechpartner für Kunden, Gäste und Dienstleister sowohl in Präsenz als auch über die Telefonzentrale und Emailpostfächer in deutscher und englischer Sprache
• Annahme und Weiterleitung von Bestellungen, Störungen von Grifols Diagnostikgeräten, Kundenwünschen, produkttechnischen Beschwerden und Arzneimittelnebenwirkungen
• Verantwortlich für die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie von Express-/Kuriersendungen
• Organisation der Meetingraumbuchung sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen
• Verantwortlich für das Büromateriallager, die Bestückung der Teeküchen, Kopier- und Meetingräume mit den gängigen Materialien
• Buchung von Dienstreisen über das unternehmenseigene Reiseportal
• Administrative Unterstützung des Bereichs Facility Management
• Anlegen von SAP-Bestellanforderungen für den Bereich General Services
• Kontrolle von Lieferscheinen sowie Wareneingangsbuchungen/ -stornierungen
• Sehr enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Facility Management und Procurement
   
  Anforderungsprofil:
   
• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Rezeptions- und Administrationsbereich
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit
• Positive Einstellung und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Sympathisches Auftreten und hohe Kundenorientierung
• Sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherere Umgang mit den gängigen MS-Office Produkten (insb. Outlook, Excel)
• SAP-Kenntnisse von Vorteil