Sachbearbeiter/-in Records Management / Digitale Archivierung (m/w/d)

Die kreisfreie Stadt Frankfurt (Oder) mit ca. 58.000 Einwohnern sucht für die aktive Gestaltung ihrer weiteren Entwicklung zielstrebige, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeiten. Für die Nutzung der besonderen Möglichkeiten und Potenziale der Stadt werden hohe Kreativität, Entscheidungsfreude und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft erwartet.

Im Dezernat I/ Stadtarchiv der Stadt Frankfurt (Oder) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Sachbearbeiter/-in Records Management / Digitale Archivierung (m/w/d)

zu besetzen.

Die Besetzung der Stelle erfolgt möglichst in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).

Die Stadt Frankfurt (Oder) fördert aktiv die Gleichstellung aller Bewerber/-innen (m/w/d). Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Der künftige Aufgabenbereich umfasst:

1. Schriftgutverwaltung wie:

· Beratung und Anleitung der Organisationseinheiten der Stadtverwaltung bei der Umsetzung der Aktenordnung, v. a. Hilfestellung bei der Erstellung und Anwendung der Instrumente und Methoden zur revisionssicheren und gerichtsfesten Aktenführung

· Planung und Durchführung von Workshops zur Schriftgutverwaltung

· Kontrolle der ordnungsgemäßen Aktenführung und der Einhaltung der Anbietungspflicht in den Organisationseinheiten der Stadtverwaltung

· Mitarbeit bei der Einführung der E-Akte und Mitarbeit bei der Pilotierung der E-Akte in den Organisationseinheiten der Stadtverwaltung einschließlich Change-Management und Unterstützung bei der Rechteverwaltung

· Pflege der Liste der Fachverfahren und Mitarbeit bei der Bewertung von Fachverfahren, Aktenplänen, Aktenverzeichnissen und Dateiablagen auf Archivwürdigkeit

· Mitarbeit bei der Aussonderung abgelaufener E-Akten, E-Vorgängen und Daten aus Dokumentenmanagementsystemen und Fachverfahren

· Mitarbeit bei der Erstellung eines stadtweiten Dokumentationsprofils

2. Zwischenarchivierung wie:

· Verwaltung und Pflege des Zwischenarchivgutes (Magazinierung, Konservierung, Erfassung, Aussonderung)

· Überwachung der Aufbewahrungsfristen und Durchführung der datenschutzgerechten Kassation bzw. Vorbereitung der Endarchivierung

· Beantwortung von behördlichen, gewerblichen, wissenschaftlichen und privaten Rechercheanfragen aus Zwischenarchivgut

· Koordinierung und Prüfung der Nutzung des Zwischenarchivgutes durch Ausleihen, Einsichtnahmen oder Reproduktionen

· Mitarbeit bei der Bewertung des Zwischenarchivgutes auf Archivwürdigkeit

3. Haushaltsdurchführung wie:

· Archivierung von unstrukturierten Daten, insbesondere von Dateisammlungen auf flüchtigen Datenträgern wie CDs, DVDs, BDs und USB-Sticks sowie in Fileablagen

· Archivierung von strukturierten Daten, insbesondere von E-Akten aus Dokumentenmanagementsystemen und E-Vorgängen und Daten aus Fachverfahren

· Archivierung von ersetzend digitalisiertem Archivgut aufgrund von nicht haltbarem analogen Trägermaterialien, insbesondere vom Zerfall bedrohten audiovisuellen Medien

· Archivierung von amtlichen und nichtamtlichen Webseiteninhalten

· Mitarbeit bei der Bestandserhaltung des digitalen Archivgutes

· Vertretung des Stadtarchivs bei den Arbeitssitzungen des digitalen Magazinverbundes des Landes Brandenburg

· Organisation und Pflege der digitalen Magazinfläche

· Überwachung und Pflege der Schnittstellen zwischen dem Dokumentenmanagementsystem, den Fachverfahren, der Archivsoftware, der Software des Digitalen Magazins und der Softwares des digitalen Lesesaals

· Beantwortung von behördlichen, gewerblichen, wissenschaftlichen und privaten Rechercheanfragen aus digitalem Archivgut

· Bereitstellung von digitalem Archivgut im digitalen Lesesaal

Wir bieten:

· eine attraktive tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes in der Entgeltgruppe 11

· zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung, eine leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Jahressonderzahlung,

· 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr sowie am 24.12. und 31.12. bezahlt frei

· monatliche Bezuschussung eines Firmentickets oder Deutschlandtickets

· einen jährlichen Teamtag

Wir erwarten:

· ein abgeschlossenes Hochschulstudium (BA) im Bereich Archiv/ Informations- und Datenmanagement

Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet.

Sollten wir Ihr Interesse an dem beschriebenen Aufgabengebiet geweckt haben, richten Sie bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 18.07.2025 an die

Stadt Frankfurt (Oder)
Amt für zentrale Dienstleistungen
Abteilung Personal/ Organisation
Postfach 1363
15203 Frankfurt (Oder)

oder als PDF-Dokument (max. 19 MB) per Email an:
personalverwaltung@frankfurt-oder.de

Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung der Bewerbung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht berücksichtigte Bewerbungen nur gegen einen adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag zurückgesandt werden können. Ist dieser nicht beigefügt, werden die Unterlagen nach einem halben Jahr vernichtet.

Des Weiteren wird auf die Information für Bewerber/-innen (m/w/d) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess verwiesen, die als Dokument auf der Homepage der Stadt Frankfurt (Oder) unter der Rubrik: „Karriere“ hinterlegt ist.