Teamassistenz (m/w/d)

Wir stellen uns kurz vor

Wir bei Hubdrive entwickeln die weltweit führende Microsoft Personalsoftware. Tag für Tag nutzen Menschen in 36 Ländern unsere Software HR for Dynamics – in Europa, Nordamerika und überall sonst auf der Welt. Genauso international ist auch unser Team.

Wir sind eine Mischung aus Silicon Valley und deutschem Mittelstand sind – technologisch ganz vorne dran und in puncto Struktur ziemlich ausgefeilt. Jedes Jahr wachsen wir über 40 Prozent. Daher brauchen wir dich.

Deine Rolle als Teamassistenz

Mit unserer Software sparen Firmen in ihrer HR-Verwaltung jedes Jahr hunderte Stunden an Aufwand und für die Mitarbeiter gibt es mehr Komfort und Sicherheit bei der täglichen Arbeit. Dein Part dabei:

Du sorgst dafür, dass im Büro alles rund läuft. Die Verwaltung von Partnern und Kunden ist dein Ding. Wenn du Lust auf Wertschätzung und ein strukturiertes Umfeld hast, dann passt dieser Job zu dir.

Wir brauchen dich mindestens 25 Stunden die Woche hier bei uns im Büro. Du hast mehr Zeit? Super, wir nehmen dich auch Vollzeit.

Hier die Details zum Job

• Es läuft so: Am Anfang des Quartals pflegst du die Ziele für unsere Partner und für unser Vertriebsteam. Dabei achtest du auf Ordnung und Prozesse.
• Wenn wir neue Partner gewinnen, dann legst du diese in unseren internen Systemen an. Anschließend bearbeitest du die Bestellungen dieser Partner.
• Leads bekommen wir kontinuierlich. Einmal am Tag kümmerst du dich um die Verwaltung und Weiterleitung dieser Leads an unser Seller.
• Wenn es gerade passt, dann pflegst du unsere internen Systeme und die externen Partnerportale. Das ist nicht so dringend aber wichtig.
• Manchmal braucht es da Geduld wenn Informationen fehlen – aber das kennst du ja.
• Du fühlst du dich verantwortlich für die Abläufe im Büro. Alle verlassen sich auf dich, dass du den Laden am Laufen hältst.
• Die Details erklären wir dir natürlich am Anfang ganz genau. Da musst du dich zu Beginn einmal genau reinfuchst. Dann läuft das. Ins kalte Wasser schmeißen mögen wir nicht.
• Einmal in der Woche setzt du dich mit deinem Chef zusammen und ihr besprecht die aktuellen Themen. Du wirst also nicht allein gelassen.
• Ihn unterstützt du auch bei der Quartals- und Wochenplanung.
• Es gibt immer etwas zu verbessern. Du hilfst deinem Chef Verbesserungen ohne Stress für alle in die Arbeitsabläufe einzubauen.
• Damit ist die Sache dann rund.

Du hast Erfahrung in der Verwaltung

• Du hast Erfahrung im Innendienst, der kaufmännischen Verwaltung oder Sachbearbeitung. Das ist uns wichtig. Da können wir keine Kompromisse machen.
• Dein Abschluss ist uns nicht so wichtig. Für uns zählen Erfahrung, strukturiertes und selbständiges Arbeiten.
• Du bist routiniert in der schriftlichen Kommunikation mit externen Geschäftspartnern auf einem professionellen Niveau.
• Du verfügst über organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Manchmal geht es bei uns dynamisch zu. Gleichzeitig wünschen wir uns dich als Ruhepol.
• Microsoft Outlook, Word und Excel hast du drauf.
• Dein Deutsch und dein Englisch müssen gut sein. Du kümmerst dich um Partner aus der ganzen Welt.

Darauf kannst du dich freuen

Du hast bei uns eine sehr verantwortungsvolle Position, denn du hältst den Laden am Laufen. Das möchten wir honorieren.

• Du bekommst ein strukturiertes, auf dich abgestimmtes Onboarding.
• Hubdrive ist strukturiert mit klaren Verantwortungen. Du kannst dich auf deine Bereiche konzentrieren.
• Wir bieten dir ein hohes Maß an Selbständigkeit. Die Arbeit darfst du dir flexibel selbst einteilen.
• Hubdrive hat eine überschaubare Unternehmensgröße. Da bedeutet flache Hierarchien und kurze Wege, wenn du Entscheidungen in deiner täglichen Arbeit brauchst.
• Von Anfang an planen wir mit dir deine konkrete Weiterentwickelung - schriftlich und nachhaltig.
• Die Stimmung im Team ist super und das Beste: Immer bringt jemand Kuchen mit.