Verwaltungsangestellte*r (w/m/d) - Institutssekretariat

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat. 

Am Seminar für Klassische Philologie der Universität Heidelberg ist zum 01.01.2026 die Stelle einer/eines 

Verwaltungsangestellten (w/m/d)
Institutssekretariat 

unbefristet in Vollzeit mit 39,5 Wochenstunden zu besetzen. 

Das Seminar für Klassische Philologie bildet innerhalb der Philosophischen Fakultät eine selbständige Verwaltungseinheit. Mit etwa 30 Dozent*innen (einschließlich Lehrbeauftragte) und rund 300 Studierenden zählt es zu den mittelgroßen Einrichtungen der Fakultät. Die/Der Institutsverwaltungsangestellte bearbeitet in engem Kontakt mit dem Direktorium die anliegenden Verwaltungsangelegenheiten. 

Ihre Aufgaben:

• Die Koordination des Publikums- und Postverkehrs
• Die Aktenführung
• Die Unterstützung der Geschäftsführung bei der Verwaltung der aversalen Mittel des Seminars
• Die Verwaltung der Raum- und Stundenpläne
• Die verwaltungsmäßige Betreuung der Räume und Schlüssel(karten)führung
• Die Vorbereitung von Anträgen bei Lehrbeauftragten und Hilfskräften auf Anweisung des Vorgesetzten
• Betreuung von Besucher*innen und Gästen aus dem In- und Ausland
• Unterstützung bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Veranstaltungen des Seminars
• Die Unterstützung der Hausdirektion (Kollegiengebäude Marstall)

 Ihr Profil:

• Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen im Büromanagement und in der Verwaltung von Finanzen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Verantwortungsbewusstsein
• Organisationstalent, Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Sichere Anwendung der EDV-Programme

 Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 12.09.2025 in einer PDF-Datei per E-Mail an den Geschäftsführenden Direktor des Seminars für Klassische Philologie, Prof. Dr. Jürgen Paul Schwindt (juergen.paul.schwindt@skph.uni-heidelberg.de) senden. 

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.