Verwaltungsmitarbeiter:in (m/w/d)

Willkommen bei der ITcollection Service GmbH! 

Seit 2006 sind wir ein zuverlässiger IT-Full-Service-Partner für Notariate – modern, krisensicher und stetig wachsend. Dabei betreuen wir Notarbüros ganzheitlich – von Serverinfrastruktur, Clients und Telefonie über Bürokommunikationssoftware, Firewall und Drucker bis hin zu automatisierten, standardisierten und verteilten Systemen. 

Unsere Kund:innen können sich zu 100 % auf ihre IT verlassen.

Zur Ergänzung unseres Teams wollen wir nun Sie für den Bereich Verwaltung und Backoffice.

Ihre Aufgaben:

• Finanz- & Abrechnungswesen: wiederkehrende Monatsrechnungen, Rechnungen & Gutschriften vorbereiten, Leistungen erfassen
• Zentrale Kommunikation: E-Mail-Postfach und Telefonzentrale betreuen, Posteingang bearbeiten, gelegentlich Besucher:innen empfangen
• Daten & Infos: Kontaktdaten im ERP-System (Centron) pflegen, Datenqualität sichern
• Organisation: Büromaterial verwalten und Nachbestellungen koordinieren, Ordnung im Büro sicherstellen
• Gelegentliche Besorgungen für den Büroalltag (z. B. Milch, Getränke oder Hygieneartikel)

Sie werden Schritt für Schritt von einer erfahrene Kollegin strukturiert eingearbeitet; im Q3/2026 verlässt sie dann das Unternehmen und Sie können die  Verantwortung für diesen Bereich übernehmen.

Warum Sie zu uns kommen sollten und wir gut zu Ihnen passen:

• Vielseitig & Interessant: klar definierte Aufgaben aus dem Verwaltungsbereich
• Stabil & zukunftssicher: unbefristete Stelle mit klarer Perspektive
• Sehr gute Work-Life-Balance: 40-Stunden-Woche, Mehrstunden werden zeitnah abgebaut
• Ausstattung & Wohlfühlfaktor: höhenverstellbare Tische, moderne IT, Wasser, Kaffee & Snacks frei
• Kurze Wege & starkes Team: flache Hierarchien, kollegialer Austausch, Betriebsausflüge & freiwillige Events
• Wertschätzendes Klima: Wir leben eine Lob und Dank Kultur
• Einfache Anfahrt: Parkplätze vor der Tür, guter S-Bahn-Anschluss Richtung Karlsruhe/Heidelberg

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Routine in Verwaltung/Rechnungswesen und im Umgang mit ERP-Systemen (idealerweise Centron)
• Sicherer Umgang mit IT- & Office-Infrastruktur
• Teamfähig, zuverlässig, verantwortungsbewusst und motiviert
• Erfahrung im KMU-Umfeld von Vorteil

Wie geht es weiter? 

Klingt gut? Werden Sie Teil unseres motivierten Teams! Senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung. Nach interner Prüfung ihrer Unterlagen melden wir uns bei Ihnen.