Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer

Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und wünschen sich gleichzeitig einen sicheren Arbeitsplatz mit einer familienbewussten Personalpolitik? Dann sind Sie bei uns richtig!

Zur Unterstützung unseres Teams mit zurzeit 35 Mitarbeiter/innen bieten wir Ihnen folgende Stelle:

Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Mobilität

beim Mobilitäts- und Tiefbauamt

Unser Angebot

• Status: Tarifbeschäftigte/r

• Eintritt: sofort

• Dauer: unbefristet

• Arbeitszeit: Teilzeit (19,5 Std./Wo.)

• Bezahlung: EG 6 TVöD

• (Brutto-)Gehalt: 1.521,02 € bis 1.854,01 € (je nach Berufserfahrung)

• Monatsgehälter 12,7951 (inkl. Jahressonderzahlung)

• Bewerbungsfrist: 20. Juni 2025, Kennziffer 2/141 (bitte angeben)

Ihre Aufgaben:

• Assistenz der Abteilungsleitung Mobilität (Vorzimmertätigkeiten)

• Koordinierung und Vorbereitung der Termine der Abteilungsleitung und der Sachgebietsleiter/innen

• organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen sowie Zusammenstellung von Unterlagen

• zentrale Annahme von Telefongesprächen und Vermittlung für die Abteilung Mobilität und die Sachgebiete mit Erteilung von Auskünften

• Bearbeitung von Postein- und –ausgang (auch elektronisch) für die Abteilung

• Koordinierung und Überwachung der direkten Bürgeranfragen sowie politische Anfragen, Aufträgen und Presseanfragen der gesamten Abteilung

• Erstellung von Magistratsvorlagen im System, Pressemitteilungen und Anliegerinformationen nach Vorgaben

• Erledigung von Korrespondenz überwiegend mit Ämtern und Bürgerinnen und Bürgern sowie Besprechungsprotokollen, auch redaktionelle Änderungen der von den Mitarbeiter/innen erfassten Texte

• Erstellung von abteilungsspezifischen Formularen und Vorlagen sowie deren Aktualisierung unter Beachtung des grafischen Konzeptes

Ihre Qualifikation:

• eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation

• fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)

• gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift (mind. auf dem Sprachniveau C2)

• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

• Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten

• persönliches und fachliches Engagement, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Organisationsfähigkeit

• freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Bürgerinnen/Bürgern und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern

• Bildschirmtauglichkeit

Wünschenswert darüber hinaus sind:

• fundierte Kenntnisse in GroupWise und Typo 3

• Berufserfahrung

Ihre Vorteile:

• abwechslungsreiches Aufgabengebiet

• Entwicklung und Einführung neuer Strukturen und Möglichkeiten

• innovatives Denken

• kooperativer Führungsstil

• flexible Arbeitszeiten

• Möglichkeit bis zu 50% mobile Arbeitsformen

• Fortbildungen

• ÖPNV-Anbindung mit dem kostenlosen Jobticket Premium

→ Standort des Arbeitsplatzes: Stadthaus West, Mina-Rees-Straße 8, 64295 Darmstadt

Näheres über uns als Arbeitgeberin und über die bei uns geltenden Tarifverträge erfahren Sie unter https://www.darmstadt.de/rathaus/karriere

Nähere Auskünfte zu den Aufgaben der Stelle erteilt Herr Edelmann Abteilungsleitung, Tel.: 06151 13-2820.

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter/innen und begrüßt deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren kulturellen und sozialen Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber/innen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Unterstützen Sie uns bei der Umsetzung der Mobilitätstransformation in Darmstadt.