Assistent*in der Einrichtungsleitung

Ab sofort in Vollzeit, befristet für 2 Jahre mit der Option auf Verlängerung

Klinik & Poliklinik für Innere Medizin B


Ihre Aufgaben

- Eigenständige Administration und Koordination aller anfallender Sekretariatsaufgaben
- Nutzung der UMG-IT-Systeme für Lehre, Forschung und Krankenversorgung
- Administrative Unterstützung des Direktors der Poliklinik, insbesondere bei Personal- und Terminmanagement
- Teamassistenz und Verwaltung organisatorischer Angelegenheiten der Mitarbeitenden der Poliklinik
- Materialbestellung sowie Beschaffung von Büro-/Geschäftsbedarf
- Kostenstellen- und Drittmittelverwaltung
- Unterstützung im organisatorischen Ablauf des Lehrbetriebs, inkl. Koordination von Lehrveranstaltungen
- Unterstützung bei der Administration wissenschaftlicher Projekte
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Erstellung von Arztbriefen, Fortbildungsprogrammen, Protokollführung und Schreiben nach Diktat (bei Bedarf)
- Mitwirkung bei der Planung von in-/externen Fortbildungsveranstaltungen
- Betreuung von Gästen

Unsere Anforderungen

- Erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Erfahrung in der Führung und Organisation eines Sekretariats, idealerweise im Bereich eines Chefärzt*in- oder Klinikleitungssekretariats, mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
- Sicherheit im Umgang mit moderner Bürotechnik sowie PC-Programmen (alle gängigen Office-Programme, Verwaltungssoftware, patient*innenbezogene Software)
- Exzellente Organisations-, Koordinierungs- und Kommunikationsfähigkeit sowie diskretes und professionelles Auftreten
- Fähigkeit zur selbständigen, systematischen, sorgfältigen Arbeit
- Sicheres patient*innen- sowie mitarbeitendenorientiertes Auftreten
- Loyalität und Teamfähigkeit
- Exzellente Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse von klinischen Prozessen

Unser Angebot

Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen.
Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.B. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an. Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema „Vereinbarkeit von Familie und Beruf".
Hanseatischer Standort: Greifswald ist eine charmante Universitätsstadt in Ostseenähe mit einer hohen Lebensqualität, vielfältigen kulturellen Angeboten und einer geschichtsträchtigen Umgebung für Arbeit und Freizeit.

Willkommen...

...bei der Universitätsmedizin Greifswald - dem Ort, an dem Innovation auf Tradition trifft und gemeinsam die Zukunft der Gesundheitsversorgung gestaltet wird. Wir sind stolz auf unser vielfältiges Team von Fachkräften, das sich leidenschaftlich für exzellente Patientenversorgung, Forschung und Lehre engagiert. Wenn Sie Teil eines dynamischen und inspirierenden Umfelds werden möchten, in dem Ihre Ideen und Ihr Engagement geschätzt werden, dann sind Sie bei uns genau richtig. Um den Bewerbungsprozess für Sie zu vereinfachen, bewerben Sie sich bitte bis zum 05.06.2025 ausschließlich über den Jetzt Bewerben-Button in unserer Stellenanzeige.