Management-Assistenz der Präsidentin

Als Kunstuniversität des Landes Hessen praktiziert die Hochschule für Gestaltung Offenbach(HfG) eine zeitgenössische und zukunftsorientierte Lehre, die durch einen vielfältigen Austausch zwischen den freien, den angewandten und den theoretischen Fachgebieten gekennzeichnet ist. Die HfG Offenbach hat zwei Fachbereiche – Kunst und Design - mit ca. 800 Studierenden und ca. 170 MitarbeiterInnen und besitzt das Promotionsrecht.

An der HfG Offenbach ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer

Management-Assistenz der Präsidentin w/m/d

(35 Stunden/Woche, bis E10 TV-Hessen)

zu besetzen.

Als Management-Assistenz sind Sie die rechte Hand der Präsidentin. Sie übernehmen die zentrale Rolle im Management-Alltag der Präsidentin, sorgen für reibungslose Abläufe. Sie werden mit eigenverantwortlichen Projekten im Rahmen ihrer Kompetenzen betraut.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

- Allgemeine Unterstützung: Organisation und Unterstützung im Tages- und Gremiengeschäft. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Präsentationen, wie auch die Vorbereitung von Berichten und die Zusammenstellung von wichtigen Informationen, um strategische Entscheidungen mit einer soliden Datengrundlage zu unterstützen.
- Organisatorische Aufgaben: Vorbereitung und Organisation von Meetings, Terminen und Reisen.
- Kommunikation: erste Kontaktperson für Mitarbeitende, Projektpartner, Ministerien und andere externe Parteien, Anrufbeantwortung, Schriftverkehr im Namen der Präsidentin, schnelle und effektive Bearbeitung aller Anfragen.
- Projektmanagement: Planung und Umsetzung von Projekten der Präsidentin sowie Entwicklung eigener Projekte.
- Projekt-Controlling: Erstellung von Projektbudgets, z.B. für die großen Veranstaltungen der HfG wie Rundgang und Tag der offenen Tür, Überwachung von projektbezogenen Kennzahlen und projektbezogenes Berichtswesen.

Ihr Profil

- Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eines verwandten Bereichs oder eine kaufmännische Ausbildung.
- Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvollen Assistenzrollen, idealerweise im Hochschulumfeld.
- Analytische Fähigkeiten: Sie sollten in der Lage sein, Daten zu analysieren und Berichte zu erstellen. Kenntnisse in Excel und anderen Analyse-Tools sind Voraussetzung.
- Organisatorische Fähigkeiten: ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, ein gutes Zeit- und Selbstmanagement und eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
- Kommunikationsfähigkeiten und Fremdsprachenkenntnisse: Sie sollten über exzellente Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Sie kommunizieren auch mit internationalen PartnerInnen, erforderlich sind gute Englischkenntnisse. Von Vorteil sind Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache.
- Technische Fähigkeiten und Projektmanagement: IT-Kenntnisse. Reibungslose Anwendung der MS-Office Suite inklusive E-Mail-Programm und Kalender-Tools. Kenntnisse von  Projektmanagement-Software sowie weiterer Programme sind von Vorteil.
- Soft Skills: gute Problemlösungsfähigkeiten, Loyalität, Empathie und Stressresistenz, Zuverlässigkeit und Diskretion.

Für diese Stelle bietet die Hochschule

- ein anspruchsvolles und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in der anregenden Atmosphäre einer Kunsthochschule und der Höchster Porzellan Manufaktur,
- das unentgeltliche Landes Ticket Hessen nach Maßgabe des derzeit gültigen Tarifvertrages TV-H,
- flexible familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit. Mobiles Arbeiten.
- Die Eingruppierung erfolgt je nach vorliegender Qualifikation max. bis Entgeltgruppe 10 TV-H.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Menschen mit Behinderungen im Sinne des § 2 Abs. 2 SGB IX werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Die HfG Offenbach strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen in Verwaltung, Forschung und Lehre an und bittet deshalb qualifizierte Frauen nachdrücklich, sich zu bewerben.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen und Dokumenten über unser Onlineportal bis zum 11. April 2025.

Für Fragen zum Stelleninhalt steht Ihnen die Präsidentin Frau Prof. Dr. Brigitte Franzen, praesidentin@hfg-offenbach.de, Tel. 069-80059-101 gerne zur Verfügung.