Office Management (m/w/d)

Mit dem MINT-Zentrum Hirschaid entsteht ein innovatives außerschulisches Bildungszentrum mit Modellcharakter. Durch vielfältige Lernangebote in den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik sowie Kooperationen mit Schulen, Universitäten und Unternehmen trägt das Zentrum zur Stärkung der MINT-Kompetenzen in der Region bei und unterstützt die Ausbildung der nächsten Generation von Fachkräften.

Anfang 2025 startete als erstes Angebot das TUMO-Lernprogramm, ein kostenfreies innovatives Bildungskonzept für Jugendliche von 12- 18 Jahren, das digitale Technologien und Kreativität miteinander verbindet. Die Teilnehmenden haben unkompliziert und kostenfrei Zugang zu innovativen Technologien und dabei die Möglichkeit ihren individuellen Lernpfad zu gestalten.

Deine Aufgaben:

• Aktualisierung von Stellenanzeigen, Pflege des Mailverkehrs, Organisation von Erstgesprächen und Absagen
• Koordination von Vorstellungsgesprächen und Schnuppertagen
• Überprüfung von Stundenzetteln und Abgleich mit dem Dienstplan
• Kommunikation mit Eltern und Teilnehmern via E-Mail und Telefon
• Vertragsmanagement und Verwaltung der Teilnehmerdaten
• Pflege und Nutzung der TUMO Software
• Durchführung von Recherchen und Informationsbeschaffung
• Erstellung von Dokumentationen, KPIs und Reportings

Deine Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation und praktische Erfahrungswerte
• Erste Erfahrungen im Assistenzbereich, idealerweise im Bildungssektor
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Crewmeister
• Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und eine selbstständige Arbeitsweise

Unser Angebot:

• Du bekommst einen festen, modern ausgestatteten Arbeitsplatz in einem erst kürzlich, mit hohen Standards renovierten Bürogebäude.
• Feste Parkplätze gehören bei uns zur Standard-Ausstattung.
• Falls du lieber mit den Öffis kommst – kein Problem: von der S-Bahn Haltestelle sind es gerade mal 5 Gehminuten.
• Unsere Bezahlung erfolgt in Anlehnung an den TVöD Bund. Als zusätzliche Wertschätzung erhältst Du bei uns eine Jahressonderzahlung, also quasi Weihnachtsgeld.
• Da wir uns gerade in der Aufbauphase befinden, kannst Du Dich in vielen Bereichen einbringen und mitgestalten.
• Wir sind eine mitarbeiterorientierte und gemeinnütze Organisation. Wir leben die Du-Kultur und ein guter Team-Spirit und Zusammenhalt sind uns wichtig.