Office Manager (m/w/d)

Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick? Dann werde Teil von #teamIronMaxx als persönliche Assistenz unseres CEOs - mit deinem Organisationstalent, deiner Diskretion und deinem Gespür für Menschen bringst du Struktur in den beruflichen wie persönlichen Alltag unseres Geschäftsführers.

Ob geschäftliche Strategien, private Termine oder Immobilienprojekte - Du bist das Bindeglied, das alles am Laufen hält. 

Das erwartet Dich

Strategische und organisatorische Unterstützung

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Eigenverantwortliche Übernahme von administrativen Aufgaben
• Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen, Events etc.
• Termin- und Fristenkontrolle 
• Erstellung und Aufbereitung von Texten, Präsentationen sowie Auswertung von Daten und Statistiken 
• Vorbereitung und Erledigung interner und externer Korrespondenz sowie Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschriftslegung 
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen sowie Verwaltung von Anfragen im Bereich Unternehmenskommunikation und PR 

Immobilienverwaltung

• Unterstützung bei der operativen und administrativen Verwaltung des privaten und geschäftlichen Immobilienportfolios
• Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Überwachung von Mietverträgen, Mietzahlungen sowie Nebenkostenabrechnungen
• Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten sowie Termin- und Fristenkontrolle
• Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden 
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Investitions- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich 

Alltagskoordination

• Koordination von persönlichen Terminen, privaten Events und Reisen des CEOs 
• Buchung von Flügen, Hotels, Transport für private Reisen sowie Bereitstellung relevanter Reiseunterlagen

Das bringst Du mit

Bildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium - idealerweise mit dem Schwerpunkt Immobilienwirtschaft, Hospitality oder Office Management

Erfahrung 

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe, im Projektmanagement sowie in der Verwaltung von Immobilien von Vorteil 

Fachliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Projektmanagement-Tools, wie z.B. Asana
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit auf deutscher und englischer Sprache, weitere Sprachen von Vorteil 
• Kenntnisse in der optimalen Koordination diverser sowie zeitkritischer Projekte 

Soft Skills 

• Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Organisationsstärke
• Professionelles und verbindliches Auftreten sowie hoher Qualitätsanspruch 
• Vertrauensvolle, teamfähige Persönlichkeit mit Fingerspitzengefühl im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

Zusätzliche Anforderungen 

• Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort-Betreuung (z.B. bei Events, Immobilien, weiteren Standorten, etc.) 
• Führerschein der Klasse B 

Das bieten wir Dir

DAS IST BEI UNS SELBSTVERSTÄNDLICH

• Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit 
• Von Werkstudierenden bis zur Geschäftsführung – bei uns gilt sofort das „Du“
• Gleitzeit – falls es morgens früh mal länger dauert
• Firmenparkplätze mit Wallboxen – für eine nachhaltige Zukunft 
• Modernes Equipment – Curved Monitore und höhenverstellbare Tisch 
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• Weiterentwicklung – fachlich und persönlich 
• Firmenevents – wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch! 
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  DAS GIBT ES BEI UNS ON TOP**
• Urban Sports Club – für jeden was dabei
• Corporate Benefits – satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events
• Monatliches Team-Frühstück 
• Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte 
• IronMaxx® Welcome-Package für einen erfolgreichen Start 
• IronMaxx® Prämie für jeden erfolgreich empfohlenen Mitarbeiter
   
  Unser Tipp: Der personal fit ist uns wichtig, alles Weitere bringen wir Dir durch Schulungen und Weiterbildungsangebote bei. Solltest Du also nicht zu 100% die Anforderungen für diese Position mitbringen, bewirb dich trotzdem. Vielleicht bist genau Du die Person, die wir in unserem IronMaxx® Team noch brauchen!

Bei uns findest Du keine Stellen, sondern Chancen zusammen mit uns die internationale Erfolgsgeschichte von IronMaxx® weiterzubringen. 

#CREATEYOURJOB – wir verbinden nicht nur Lifestyle & Job, sondern bieten Dir die Möglichkeit unsere Brand nachhaltig mitzugestalten und Deine Identity in die Unternehmenskultur von IronMaxx® einfließen zu lassen.

Bei uns werden Erfolge sichtbar – gehst du mit?