Verwaltungskraft im Schulsekretariat (m/w/d)

An der Ivo-Hennemann-Grundschule Bad Staffelstein, einer Profilschule für Inklusion, ist ab dem 01.09.2025 eine Teilzeitstelle in der Verwaltung im Umfang von 16,04 Wochenstunden unbefristet zu vergeben. Bei weiterem Bestehen der Voraussetzungen kann eine Wochenstunde befristet übertragen werden.

Das Aufgabengebiet umfasst neben den allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (z.B.: Bearbeitung des Postein- und –ausgangs, Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs, Ablagearbeiten, die Abwicklung des Publikumsverkehrs sowie des Telefondienstes) zusätzlich noch folgende Bereiche:

• Führen der Schülerakten (Anmeldungen, Abmeldungen, Umschulungen, Statistik)
• Terminmanagement für die Schulleitung und Konferenzplanung, etc.
• Organisation und Pflege der Schuldateien und Archive
• Meldungen
• Materialverwaltung und Bestellung von Büromaterial
• Unterstützung beim Verwalten des Schulpersonals, z.B. Führen von Listen
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Abrechnung
• Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungsanweisungen

Wir erwarten:

• fundierte EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
• eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Organisationstalent und Struktur
• Teamfähigkeit und Sozialkompetenz
• eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Schulleitung und Schulamt
• einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten
• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wäre wünschenswert
• Bereitschaft, sich in schulische Verwaltungssoftware (z.B. ASV; Schulmanager) einzuarbeiten
• Empathie, Geduld, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Belastbarkeit und Flexibilität
• selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Ein freundliches Auftreten und gute Umgangsformen sind ebenso unerlässlich wie die Freude im Umgang mit Menschen.

Die Arbeitszeit ist in Absprache mit der Schulleitung in der Regel vormittags einzubringen.

Der Erholungsurlaub ist grundsätzlich in den Ferien einzubringen.
Die darüberhinausgehend freien Ferientage sind während der Schulzeit einzuarbeiten.

Die Eingruppierung richtet sich nach Entgeltgruppe E5 TV-L.

Wir machen darauf aufmerksam, dass die anlässlich der Bewerbung anfallenden Kosten (z. B. Fahrtkosten) nicht von uns erstattet werden.

Im Übrigen werden die eingegangenen Bewerbungsunterlagen nicht zurückgegeben, sondern nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet.

Ausschreibende Behörde

Regierung von Oberfranken

Beschäftigungsbehörde bzw. -bereich

Ivo-Hennemann-Grundschule Bad Staffelstein

Dorfstr. 2

96231 Bad Staffelstein-Grundfeld

Beschäftigungsort

Bad-Staffelstein, Schulhaus Grundfeld (Sekretariat)

Teilzeitfähigkeit

Die Stelle ist teilzeitfähig.

Befristung

17,04 Wochenstunden, davon 1,0 Wochenstunden befristet

Ansprechpartner/in

Frau Beatrix Barrientos Patiño (Schulleitung, Tel.: 09571/2082) hinsichtlich der Informationen zu den Arbeitsbedingungen; Frau Nehl (Reg. v. Ofr., 0921/604-1359) im Hinblick auf Fragen zum Einstellungsverfahren.

Erbetene Bewerbungsunterlagen

Vollständige und aussagekräftige Bewerbungsunterlagen. Bitte übermitteln Sie Ihre Bewerbung nach Möglichkeit per E-Mail. Selbstverständlich können die Bewerbungen auch auf dem Postweg übersandt werden.

Adresse für Bewerbungen

Ivo-Hennemann-Grundschule
z.Hd.: Frau Barrientos Patiño
Dorfstraße 2
96231 Bad Staffelstein
E-Mail: rektorat@ivo-hennemann-grundschule.de

Weitere ergänzende Angaben

Schwerbehinderte Bewerber/Bewerberinnen (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt. Eine Kopie des Schwerbehindertenausweises bzw. des Gleichstellungsbescheides ist den Bewerbungsunterlagen beizufügen.

Voraussichtlicher Besetzungszeitpunkt

frühestens 01.09.2025

Bewerbungsschluss

21.08.2025