Vorstandsassistent (m/w/d) TZ 30 - 35 Std./Woche

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie ab sofort in Teilzeit (30-35 Std./Woche) als

Vorstandsassistent (m/w/d) TZ 30 - 35 Std./Woche

Ihre Aufgaben:

• Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit
• Öffnung und Verteilung der Eingangspost sowie Lesen und ggf. Bearbeitung von E-Mails sowie der damit verbundenen Beurteilung nach Dringlichkeit
• Erledigung der Korrespondenz nach Diktat, Stichworten und selbständig in Deutsch und Englisch (keine Steno-Kenntnisse erforderlich)
• Interne und externe Terminkoordination
• Führung und Organisation der Ablage und Wiedervorlage inklusive Terminverfolgung von Vorgängen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Raumbuchung sowie Protokollerstellung
• Prüfung und Korrektur der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen
• Erstellung von PowerPoint Präsentationen (in Office 365)
• Koordination und Organisation der Unterbringung/ Bewirtung von Geschäftspartnern & Besuchern der GF
• Reiseorganisation und -buchung
• Erstellung und Bearbeitung von SAP-Bedarfsanforderungen/Rechnungsfreigaben
• Intensive Vernetzung mit Mitarbeitenden der TECE-Organisation, insb. des GFB III
• Erstellung administrativer und personalführungsbezogener Dokumente und Pläne wie z.B. Einarbeitungspläne der Direct Reports
• Vertretung der Assistenz des Geschäftsführers Sales national/international

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter (m/w/d), oder eine gleichwertige Qualifikation
• Erfahrung als Assistenz oder Sekretariat auf Führungsebene
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und schnelle Auffassungsgabe
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (advanced level), bevorzugt weitere Sprachen, z.B. Spanisch
• Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office Programmen (Word, PowerPoint, Excel, Teams, Sharepoint)
• Ausgeprägtes Organisations- und Planungsgeschick
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sensibilität und Diskretion im Arbeitsumfeld
• Freundliches und souveränes Auftreten
• Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft

Interessiert?

Dann senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung direkt über den Button "Jetzt bewerben".

Unsere Türen stehen immer offen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Beeinträchtigung und legen Wert auf ein vielfältiges Miteinander.