Vorstandsassistenz (m/w/d)

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Die Konsumgenossenschaft Berlin und Umgegend eG ist eine der traditionsreichsten Konsumgenossenschaften Deutschlands (1899 gegründet) und als wichtiger gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Bestandteil Berlins nachhaltig in der Region verankert. Die Genossenschaft umfasst ca. 45.000 Mitglieder und verwaltet, bewirtschaftet und entwickelt genossenschaftseigene LEH-/Gewerbeimmobilien mit Standorten in Berlin.

Zur Unterstützung überwiegend der kaufmännischen Vorständin suchen wir für unser Team (in der Verwaltung: 2 Vorstandsmitglieder zzgl. 3-4 Teammitglieder) in Berlin Lichtenberg eine Assistenz (m/w/d) des Vorstands unbefristet in Vollzeit.

Ihr Aufgabengebiet

• Unterstützende Tätigkeiten: Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft; Recherchetätigkeiten; Entlastung des Vorstands von operativen Routineaufgaben; Erstellung von Entscheidungsvorlagen; Zuarbeiten zu Präsentationen; Überwachung von Terminen und der Einhaltung relevanter Richtlinien; Mitarbeit bei Projekten inkl. ggf. teilweise Projektcontrolling; ggf. Unterstützung im Controlling von Bauprojekten
• Spezifische Aufgaben: Vor-/Nachbereitung von Meetings (inkl. Jour Fixe, Vorstandssitzungen) und Erstellung von Präsentationen für den Vorstand; Protokollführung schwerpunktmäßig im Rahmen der Gremienarbeit (Aufsichtsrat / Vertreterversammlung / Vorstand), Bereitstellung relevanter Unterlagen; Zuarbeiten FiBu / Gehaltsabrechnung an jeweilige externe Dienstleister; Prüfung von Angeboten, Vertragsentwürfen und Rechnungen; Unterstützung bei der Einhaltung relevanter Richtlinien
• Organisationsaufgaben: Erstellung von Dokumenten (Lektoratsaufgaben); Ablage, Digitalisierung und Verwaltung (digital & analog) von Unterlagen und Dokumenten; teilweise Sekretariatsaufgaben (z. B. Vorbereitung von Besprechungen / Sitzungen; Materialbeschaffung; Pflege von Kalendern (Urlaub etc.); Stammdatenpflege; Bearbeitung des Posteingangs); Mitarbeit bei der Organisation von Gremienveranstaltungen
• Kommunikationsaufgaben: Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz; Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern; Mitarbeit bei der Korrespondenz und bei Verträgen
• Social Media Management-Tätigkeiten: Aufbau und Pflege einer Social Media-Präsenz (LinkedIn)

Unsere Anforderungen / Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung
• Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Rechtschreibung/Grammatik)
• Sehr gute IT-Kenntnisse in MS Office (Fokus auf fundierte Praxiserfahrung in gängigen Formatierungen: Word, PowerPoint)
• Erfahrung in der Pflege eines Social Media-Unternehmensauftritts sind von Vorteil
• DATEV-Kenntnisse (konkret: DUO) sind von Vorteil
• Gute schriftliche Ausdrucksweise und ggf. Erfahrung in der (Basis-)Dokumentation von Geschäftsprozessen
• Vertraulichkeit, Professionalität und Zuverlässigkeit
• Strukturierte, transparente und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick

Wir bieten

• Faire Vergütung in einem etablierten Unternehmen in einem stabilen Branchenumfeld (Arbeitsplatz mit Perspektive)
• Unbefristeter Arbeitsvertrag (Vollzeit 40 Std./Woche)
• 30 Tage Jahresurlaub
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser)
• Betriebliche Altersversorgung mit Bezuschussung
• Flache Hierarchie
• Regelmäßige Teamzusammenkünfte
• Montag bis Freitag (wählbar innerhalb des Zeitfensters von 08:00 bis 17:00 Uhr in Präsenz in außergewöhnlichen Büroräumen in einem Denkmalgebäude)
• Moderne Arbeitsmittel

Kontakt

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins per E-Mail unter bewerbung@konsum-berlin.de an Frau Dr. Häußler ein.