Vorzimmerkraft (m/w/d) des Abteilungsleiters der Abteilung 1 „Zentrale Dienste, Grundsatzfragen“

Stellenausschreibung Nr. 21-01/2025

Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet als:

Vorzimmerkraft (m/w/d) des Abteilungsleiters der Abteilung 1 „Zentrale Dienste, Grundsatzfragen“

des Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz des Landes Brandenburg (MWAEK).

Was wir Ihnen bieten:

• eine interessante Tätigkeit, die dem Gemeinwohl dient
• einen familienfreundlichen sowie zukunfts- und standortsicheren Arbeitsplatz am Potsdamer Hauptbahnhof mit perfekter Anbindung an den ÖPNV
• eine offene Willkommenskultur und kompetente Ansprechpartner/innen
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten von Montag bis Freitag im Zeitfenster von 06:00 und 21:00 Uhr
• die attraktiven Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, z.B. jährliche Sonderzahlung für Tarifbeschäftigte, Zahlung vermögenswirksamer Leistungen, zusätzliche Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL), 30 Tage Erholungsurlaub
• persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fortbildungen
• einen monatlichen Zuschuss von derzeit 15 EUR zum Firmenticket des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg oder zum Deutschlandticket

Ihr Aufgabengebiet:

Sie sind die „gute Seele“ der Abteilung 1 und unterstützen als Vorzimmerkraft den Abteilungsleiter 1 durch Übernahme von organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Hierzu gehören vorwiegend folgende Tätigkeiten:

• Büroorganisation
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Terminplanung, -koordinierung und –kontrolle, Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Bündelung und Weiterleitung der Ergebnisse von Abfragen in der Abteilung
• Zusammenstellen von Gesprächsunterlagen
• Allgemeine Textverarbeitung, selbständiger Entwurf einfacher Texte
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
• Organisation von Telefon- und Videokonferenzen
• Gästeempfang
• Adressverwaltung, Schriftgutablage
• Organisation und Abrechnung von In- und Auslandsdienstreisen
• Betreuung von Praktikanten und Auszubildenden
• Unterstützung der Referate der Abteilung, z.B. bei der Organisation von Veranstaltungen
• Vertretung der Vorzimmerkräfte des Büros des Ministers und der Staatssekretärin

Was Sie mitbringen:

Unabdingbar:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder -kommunikation, Rechtsanwalts-, Notar-, Justiz-, Versicherungs- oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Laufbahnprüfung für den mittleren nichttechnischen Dienst oder
• abgeschlossene Berufsausbildung und erfolgreich abgeschlossene Fortbildung zur/zum Geprüfte/n Sekretariatsfachkraft bzw. Sekretär/in oder
• abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung und gleichwertige Fähigkeiten durch mindestens dreijährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder kundenorientierten Servicebereich.

Sonstige Anforderungen:

• routinierter Umgang mit der üblichen Bürosoftware, insbesondere MS Outlook, Word, PowerPoint und dem Internet
• gute Rechtschreibkenntnisse
• Bereitschaft zur Einarbeitung in verwaltungsinterne IT-Lösungen, z.B. EL.DOK
• Bereitschaft, die Arbeitszeit an die jeweiligen Erfordernisse anzupassen

Von Vorteil:

• Erfahrungen in der Vorzimmertätigkeit/Chefassistenz, zumindest im Rahmen der Ausbildung
• Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung
• SAP-Kenntnisse oder Bereitschaft, sich diese anzueignen
• Grundkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift

Weitere wichtige Kompetenzen:

• sehr gute Umgangs- und Ausdrucksformen
• freundliches Auftreten und Durchsetzungsfähigkeit
• hohe Motivation und Lernbereitschaft
• Kooperations-, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität
• gutes Organisationstalent
• Selbständigkeit und Eigeninitiative
• ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
• hohes Servicebewusstsein

Was für Sie noch von Interesse ist:

Arbeitsort: Potsdam

Entgelt: Die Tätigkeit ist bewertet nach Entgeltgruppe 5 TV-L.

Es wird eine außertarifliche Zulage in Höhe von monatlich 350 Euro (bei Vollzeitbeschäftigung) gezahlt.

Besetzbar: Die Position ist ab sofort besetzbar.

Die Position eignet sich auch für Bewerbende, die (z. B. nach einer Familienpause) wieder in das Berufsleben einsteigen wollen.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Das Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und wurde dementsprechend zertifiziert.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich; flexible Arbeitszeiten unter Berücksichtigung der ausreichenden Besetzung des Vorzimmers sind gegeben.

Wir möchten Sie kennenlernen:

Wir freuen uns, wenn Sie sich von dieser Ausschreibung angesprochen fühlen und bitten Sie, Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 26. August 2025 unter Angabe der Kennziffer 21-01/2025 per E-Mail (Unterlagen bitte in einer pdf-Datei gebündelt) an bewerbungen@mwaek.brandenburg.de oder postalisch an das

Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz

Personalreferat

Heinrich-Mann-Allee 107

14473 Potsdam.

zu senden. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung die folgenden Unterlagen bei:

• ein aussagekräftiges Anschreiben,
• einen aktuellen Lebenslauf,
• Nachweise über Ihre Schul- und Ausbildungsabschlüsse,
• Arbeitszeugnisse,
• ggfs. weitere Nachweise, sofern sie Ihre Qualifikation für das Aufgabengebiet belegen.
• eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte (bei Bewerbenden aus dem öffentlichen Dienst).

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Unterlagen in deutscher Sprache bzw. Übersetzung eingereicht werden müssen. Bewerbender mit ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir, eine beglaubigte Übersetzung ihres Bildungsabschlusses sowie den Nachweis der Gleichwertigkeit einzureichen. Die Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich nicht zurückgeschickt und nach einer Aufbewahrungsfrist von 3 Monaten nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Bewerbungskosten werden nicht erstattet.

Wir bitten Sie, unsere Informationen zum Datenschutz unter folgendem Link https://mwaek.brandenburg.de/de/ bb1.c.531681.de zu beachten.

Für Rückfragen und Auskünfte steht Ihnen Frau Lehmann unter der Telefonnummer 0331/866-1628 gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!