Schulsekretär/Schulsekretärin (m/w/d) am Liebfrauengymnasium

Das Liebfrauengymnasium in Büren ist ein katholisches Gymnasium in privater Ersatzschulträgerschaft der Malteser Werke gGmbH. Ca. 800 Schülerinnen und Schüler besuchen die Schule und werden von über 70 Mitarbeitenden (Lehrkräfte, Verwaltung, Mensa, Hausmeisterbereich, Reinigungspersonal, Beratung) im Schulalltag begleitet. Die Verwaltungsangelegenheiten werden in Absprache mit dem Schulträger und der Schulleitung in der Schule bearbeitet.  
Wir suchen schnellstmöglich oder zum 01.09.2025 einen Sekretärin für das Schulsekretariat mit einem Beschäftigungsumfang von 30 Stunden in der Woche.
Was Sie bei uns erwartet:
Das Schulsekretariat ist die erste Anlaufstelle aller Belange unserer Schule. Der Großteil der Aufgaben umfasst die Betreuung der Schülerinnen und Schüler, der Eltern, der Lehrkräfte sowie allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben. Sie sollten dem manchmal hektischen Schulalltag mit viel Freundlichkeit und einem richtigen Maß an Sensibilität kommunikationssicher begegnen sowie kompetent, routiniert und sorgfältig die richtigen Prioritäten setzen. 
Ihre Aufgaben:

• Verlässliche Assistenz der Schulleitung und Lehrkräfte
• Terminüberblick über den Schuljahreskreislauf
• Allgemeine Schulsekretariatsaufgaben (Schriftverkehr, Organisation, Tagespost, Unfallanzeigen, Krankmeldungen, Vertretungsaufgaben, Telefondienst, Bestellung Büromaterial, etc.) 
• Allgemeine Schülerdatenverwaltung und -pflege (z.B. Schulverwaltungsprogramm, Stammdatenblätter, Neuaufnahmen, Abgänger, Intensivbegleitung Schüler etc.)
• Allgemeine Pflege schulischer Daten (z.B. Archiv, Aufbewahrungsfristen, Diensttagebuch etc.)
• Elternkommunikation (z.B. Mailverkehr, Anschreiben etc.)
• Unterstützung bei Neuanmeldungen – Abitur – ZP10 etc. 
• Kommunikation mit den Mitwirkungsorganen (z.B. Schriftverkehr, Protokolle etc.)

Worauf Sie sich bei uns freuen dürfen:

• Eine unbefristete Teilzeitstelle (30 Stunden/Woche mit der Option auf Stundenerhöhung)
• Eine umfangreiche Einarbeitung in ihre Aufgaben und Themengebiete
• Einen vielseitigen und verantwortungsvollen Tätigkeitsbereich
• Ein gutes und offenes Betriebsklima in einem motivierten Team
• Eine leistungsgerechte Vergütung nach AVR-Caritas inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld und einer betrieblichen Altersvorsorge über die RZVK
• Weiterbildungsangebote u.a. über den Malteser Campus
• Eine moderne, auf die Zukunft ausgerichteten Schule
• Ein familienfreundliches Unternehmen (zertifiziert nach dem Audit „berufundfamilie“) und „Beste Arbeitgeber Gesundheit&Soziales“ nach GreatPlaceToWork
• Mitarbeiter*innenvorteile im Vorteilsportal für Malteser MitarbeitendeKostenlose Angebote für die persönliche Resilienz und Umgang mit Stress
• Ein Team, das sich auf Sie freut

Was wir uns von Ihnen wünschen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich 
• Erste Berufserfahrung im Sekretariat
• Ein routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• Kommunikationsstärke, um mit den unterschiedlichen Zielgruppen professionell und empathisch zu kommunizieren
• Teamfähigkeit und Freude an der Arbeit 
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent
• Diskretion und Einfühlungsvermögen

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung! 
Die Bewerbungsfrist endet am 13.07.2025.