Teamassistenz (m/w/d)

An der Fakultät Architektur und Urbanistik der Bauhaus-Universität Weimar ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Dekanat die Stelle einer
 
Teamassistenz (m/w/d)
 
unbefristet zu besetzen. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden. Die Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung ist gegeben.
 
Die Fakultät Architektur und Urbanistik vereint in Forschung und Lehre ein breites Spektrum an gestalte­rischen, wissenschaftlichen und praxisorientierten Ansätzen. Das Dekanat bildet die zentrale Schnittstelle zwischen Fakultätsleitung, Studiengängen, Gremien, zentraler Universitätsverwaltung sowie externen Partner*innen. Als Teamassistenz im Dekanat unterstützen Sie administrative Prozesse und tragen zum reibungslosen Ablauf zentraler fakultärer Aufgaben bei.

Aufgabengebiet:

• Allgemeine administrative Aufgaben im Dekanat, u. a. Terminmanagement, Datenpflege, Ablage, Korrespondenz (in deutscher und englischer Sprache), Vorbereitung von Dienstreisen, Beschaffung, Inventarisierung, Erfassung von Karenz-, Urlaubs- und Arbeitsunfähigkeitstagen der Mitarbeitenden der Fakultät
• Mitwirkung an der Organisation und Koordination der Bewerbungsprozesse für die Bachelor- und Masterstudiengänge der Fakultät, inkl.:
• Sichtung und Erfassung eingehender Bewerbungen
• Kommunikation mit Bewerber*innen und Kommissionen
• Unterstützung bei der Terminplanung, Raumorganisation und Protokollführung
• Administrative Unterstützung der Graduierungskommission der Fakultät gemäß Promotionsordnung, insbesondere
• Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, inkl. Protokollführung
• Kommunikation mit Mitgliedern der Kommission; Auskunftserteilung an Promovierende, Habilitierende und Gutachter*innen
• Unterstützung der Mittelbewirtschaftung der Fakultät, insbesondere in den Bereichen:
• Beschaffung
• Budgetplanung und -controlling
• Inventarisierung
• Rechnungsanweisung
• Dokumentation und Pflege relevanter Unterlagen und Beschlüsse
• Eigenständige Koordination von schnittstellenübergreifenden Geschäftsvorgängen sowie Mitwirkung an Prozessoptimierungen im Dekanat
• Mitarbeit beim Personalmanagement der studentischen Angestellten sowie beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen an der Fakultät
• Mitwirkung an der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Pflege des Internetauftritts des Dekanats
   
  Einstellungsvoraussetzungen:
• abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Finanzen, Büromanagement oder vergleichbarer Abschluss mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie uns darlegen, warum Sie über gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen verfügen
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten, strukturiertes Arbeiten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, mindestens gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• hohe Kommunikationsfähigkeit, Diskretion, Team- und Serviceorientierung
• einschlägige Berufserfahrung im Hochschulkontext oder in vergleichbaren Einrichtungen ist von Vorteil
• Bereitschaft zur Einarbeitung in einschlägige Rechtsvorschriften und universitätsinterne Vorgaben und Prozesse
   
  Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.
   
  Bei Fragen steht die Geschäftsführerin der Fakultät, Dr. Anna Scheer (dekanat@archit.uni-weimar.de, 03643-583113), zur Verfügung.
   
  Der Bauhaus-Universität Weimar sind Vielfalt und Chancengleichheit wichtige Anliegen. Wir setzen uns für ein familienfreundliches und diskriminierungsarmes Arbeitsumfeld ein und verfolgen eine gleichstel­lungsfördernde, vielfaltsorientierte Personalpolitik. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Erfahrungen, Biographien und Persönlichkeiten. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
   
  Ihre Bewerbung, mit den üblichen aussagekräftigen Unterlagen, richten Sie bitte per Post oder per E-Mail (als ein zusammenhängendes PDF-Dokument, max. 20 MB) unter Angabe der Kennziffer A+U/NWP-13/25 bis zum 29. Juni 2025 an:
   
   
  Bauhaus-Universität Weimar
  Dekanat der Fakultät Architektur und Urbanistik
  Dr. Anna Scheer
  Geschwister-Scholl-Straße 8
  99421 Weimar
   
  E-Mail: dekanat@archit.uni-weimar.de
   
   Hinweise zum Datenschutz
  Bitte beachten Sie, dass bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail die grundsätzliche Mög­lichkeit besteht, dass die an der Übertragung beteiligten Stellen die Inhalte der Nachricht zur Kenntnis nehmen können. Da der verschlüsselte Empfang Ihrer E-Mail seitens der Bauhaus-Universität Weimar nicht gewährleistet werden kann, weisen wir darauf hin, dass Sie die Bewerbung auch auf postalischem Weg an die oben genannte Adresse schicken können.
  Bei der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form gilt Ihre Zustimmung als erteilt, die E-Mail und deren Anhänge auf schädliche Codes, Viren und Spams zu überprüfen, die erforderlichen Daten vorübergehend zu speichern sowie den weiteren Schriftverkehr (unverschlüsselt) per E-Mail zu führen.
  Die weiteren Hinweise zum Datenschutz gemäß Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (EUDSGVO) finden Sie unter: »Hinweise zum Datenschutz für Bewerberinnen und Bewerber« auf unserer Internet­seite unter https://www.uni-weimar.de/de/universitaet/aktuell/stellenausschreibungen/datenschutz