Verwaltungs- und Assistenzmanager/in (m/w/d)

Wir sind ein wachsendes Unternehmen und Dienstleister für Fachhandel, Reparatur und Werterhalt von Medizinprodukten. Kurze Kommunikationswege, eine familiäre Atmosphäre und eine hohe Jobsicherheit für unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zeichnen uns aus.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01. September 2025 eine engagierte Persönlichkeit, die als Verwaltungs- und Assistenzmanager/in (m/w/d) die Geschäftsleitung im administrativen und organisatorischen Bereich unterstützt und gleichzeitig Verantwortung im operativen Tagesgeschäft übernimmt.

Aufgaben

• Organisation und Koordination aller Verwaltungsprozesse, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen
• Optimierung und Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsabläufen sowie Dokumentenmanagement
• Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Partnern
• Rechtliche und organisatorische Verantwortung: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Verträge und interner Richtlinien
• Erstellung von Berichten, Statistiken und Auswertungen für die Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei der strategischen Planung und Umsetzung der Unternehmensstrategie im Verwaltungsbereich
• Organisation interner Schulungen, Dokumentation, Protokollführung, Reisekostenabrechnungen
• Stellvertretende Tätigkeiten im operativen Tagesgeschäft, z.B.:
  • Erstellung und Prüfung von Ausgangsrechnungen
  • Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
  • Auftragsbearbeitung

Profil

• Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit, die Dich ideal auf die Aufgaben als Verwaltungs- und Assistenzmanager/in vorbereitet
• Deine Fähigkeit, Dinge verantwortungsvoll sowie effizient zu organisieren, zeichnet Dich aus und macht Dich zu einem unverzichtbaren Teil unseres Teams
• Du hast eine schnelle Aufassungsgabe und gute Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Schnittstellen
• Du beherschst einen sicheren Umgang mit MS Office und gängigen Verwaltungssoftware-Tools
• Du bringst Flexibilität und Bereitschaft mit, um auch im operativen Tagesgeschäft mitzuarbeiten und das Team zu unterstützen

Wir bieten

• Raum für eigene Ideen
• Firmenevents / Teambuilding
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Ein eingespieltes Team
• Dauerbeschäftigung
• Weitere Entlohnung durch Weihnachtsgeld
• Zusatzleistungen, wie z.B. betriebliche Altersvorsorge
• Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
• Betriebsärztliche Vorsorgeuntersuchungen
• Weiterbildungen und Schulungen
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung
• Firmeneigene Parkplätze
• Ein Dienstrad auch zur privaten Nutzung
• Gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen
• Büroküche