Sekretär/Assistent (m/w/d) der Abteilungsleitung Bau

Ein fortschrittlich ausgerichtetes Unternehmen, das sich auf die Verwaltung und Optimierung von Immobilienvermögen spezialisiert hat. Mit einem breit gefächerten Portfolio an Wohn- und Gewerbeimmobilien in Berlin und anderen deutschen Städten trägt das Unternehmen maßgeblich zur Gestaltung urbaner Lebensräume sowie zur wirtschaftlichen Entwicklung bei.

Die Mission besteht darin, erstklassige Immobilienlösungen zu entwickeln und zu betreuen, die die Bedürfnisse der Mieter und Investoren in den Mittelpunkt stellt. Es wird dabei auf nachhaltige Praktiken und innovative Technologien gesetzt, um den Immobilienbestand kontinuierlich zu optimieren.

Das Unternehmen ist fest entschlossen, eine inspirierende Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die von Teamarbeit, Professionalität und individuellem Wachstum geprägt ist. Das Leitmotiv lautet: "Unsere Mitarbeiter sind unser wertvollstes Kapital, und wir investieren in ihre Entwicklung und Zufriedenheit, um gemeinsam Erfolge zu erzielen."

Benefits:

• Etablierter krisensicherer Arbeitgeber
  strukturierter Einarbeitungsplan
• Work-Life-Balance durch Gleitzeit und 60% Mobilem Arbeiten
• 30 Tage Urlaub pro Jahr und Freistellung am 24.12.
• BVG-Ticket-Firmenzuschuss
• Förderung und Finanzierung von individuellen Entwicklungsmöglichkeiten 
• Kostenfreie Teilnahme an Sport- und Gesundheitskursen
• Unterstützung auch in Krisen (z.B. Coaching)

Aufgaben:

• eigenständiges Unterstützen der Abteilungsleitung in allen fachlichen und organisatorischen Themenstellungen
• Führen und Erstellen von Protokollen, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Übersichten/Statistiken sowie qualitatives Überarbeiten von Dokumenten; Plausibilitätsprüfungen
• Überwachen des Auflagen- und Fristenmanagements und der Revisionsmoniten
• Kontieren und Überprüfen von Rechnungen in SAP
  Steuern der Schnittstellen für abteilungsbezogene administrative Dienstleistungen
• Unterstützen bei der Erstellung der Unterlagen zum Jahresabschluss und zu Planungen
• Vorbereiten von Geschäftsführungs- und Aufsichtsratsbeschlüssen
• Durchführen von Recherchen zu fachlichen Themen, Erhebung von Datenanalysen und Unterstützen bei Projekten der Abteilung Bau

Profil:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• fundierte Berufserfahrung in der Büroorganisation bzw. im Assistenzbereich in vergleichbarer Position
• Organisations- und Kommunikationsstärke und ein hervorragendes Zeitmanagement gepaart mit Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit sowie Verantwortungsbewusstsein
• Offenheit und Experimentierfreudigkeit gegenüber neuen technologischen Möglichkeiten insbesondere zur Unterstützung von organisatorischen Belangen ebenso zur Aktivierung von technischen Möglichkeiten, Stichwort: KI, BIM, Keine Berührungsängste zu Tools wie Miro, Mural, Teams, Trello, Charts (Lucid z.B.), Meister Task, Kollaborationsplattformen etc.
• Erfahrung in der Führung und Organisation von papierlosen Arbeitsweisen und umfassendes Wissen zu KI / Datenanalyse / MS insbesondere Project und Excel ACCESS sind vorteilhaft
• einen sicheren Umgang mit dem MS Office-Paket, SAP Kenntnisse sind wünschenswert