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Assistent*in der Abteilungsleitung (m/w/div)

Ort: Berlin Verwaltungsstandort

Bewerbungsfrist: keine

Beschäftigung: Teilzeit

Eintrittsdatum: ab sofort

Ausschreibungsnummer: 04-008-2025

Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV EntgO-DRV

Tätigkeitsbereich

Wir nehmen die Grundsatz- und Querschnittsaufgaben und die gemeinsamen Angelegenheiten der Träger der RV in den Bereichen Prävention, Rehabilitation und Sozialmedizin wahr und sind zuständig für entsprechende Fachfragen in diesen Bereichen, sowie für Verfahrens- und Rechtsfragen. Die Assistenzstelle ist im Bereich des Büros der Abteilungsleitung angesiedelt.

Ihre Aufgaben

Als erste Anlaufstelle der Abteilung unterstützen Sie die Abteilungsleitung in Fragen der Organisation und des Arbeitsablaufs, hierbei erledigen Sie anfallende büroorganisatorische Aufgaben:

++ Sie erwarten im Tagesgeschäft administrative Aufgaben wie Schriftverkehr, Telefonauskunft, Terminkoordination, Verwaltung von Post und E-Mails
++ Sie organisieren die Vor- und Nachbereitung von Meetings in Präsenz, digital oder hybrid, hierfür erstellen Sie Unterlagen wie Gremienvorlagen und organisieren gegebenenfalls Dienstreisen
++ Sie bauen sich ein gutes Netzwerk mit anderen Vorzimmern und Ansprechpersonen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb der DRV Bund auf.
++ Sie übernehmen Sonderaufgaben wie Hotelreservierungen
oder betreuen Gäste
++ Sie fertigen Auszahlungsanordnungen und wirken bei der Überwachung
von Haushaltsmitteln mit.

Bei der täglichen Arbeit werden Sie mit Programmen und Anwendungen wie MS Office, HCL Notes, DiMa (Confluence), Allris und Zeus arbeiten.

Ihr Profil

++ Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung oder über eine vergleichbare Fortbildung oder Qualifikation.
++ Sie bringen Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich sowie einen sicheren Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik mit.
++ Idealerweise verfügen Sie über aktuelle Erfahrungen im Umgang
mit moderner Bürokommunikation.
++ Darüber hinaus überzeugen Sie durch ihre freundliche, motivierte, kommunikative und verantwortungsbewusste Persönlichkeit und zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.

Wir bieten Ihnen

++ Sie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld nah an der Abteilungsleitung, das proaktive Mitgestalten Ihres Bereiches sowie der Austausch im kollegialen Team.
++ Sie erhalten eine fundierte Einarbeitung mit zentralen Ansprechpersonen und einem detaillierten Einblick in die DRV Bund Trägerlandschaft.

Weitere Informationen

Die Tätigkeit erfordert die Bereitschaft und Flexibilität, die tägliche Arbeitszeit den dienstlichen Anforderungen anzupassen.

Die Stelle hat einen Umfang von 20 Wochenstunden und ist befristet bis zum 31.12.2025. Es besteht die Option auf Verlängerung.

Vorteile

• 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche
• Jahressonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Ansprechpartner*in

Sandra Kommoß

Personalgewinnung

E-Mail: sandra.kommoss@drv-bund.de
Tel.: 030 865-34081

Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sehen daher Bewerbungen von Frauen mit besonderem Interesse entgegen.

Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von § 2 Abs. 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.